شرعت بلدية محافظة الأحساء في تفعيل تقنيات الفاكس الإلكتروني داخل منظومة البلدية في خطوة لتسهيل عملية مراجعة المعاملات والخطابات بين الموظفين أثناء العمل وخارجه، ويأتي ذلك وفق الخطوات التي تتجه لها البلدية في تطبيق الحكومة الإلكترونية داخل دائرتها.
وقال المهندس فهد الجبير رئيس بلدية محافظة الأحساء لـ«الشرق الأوسط» أمس، إن تقنية الفاكس الإلكتروني هي عملية تقنية ترتبط بمجموعة من السيرفرات ومجموعة الأجهزة التقنية الحديثة ويقوم بالعمل كوسيط بين الفاكسات العادية والبريد الإلكتروني، فعندما يقوم شخص بإرسال فاكس عادي، تظهر نسخة على البريد الإلكتروني عبر إيميلات الموظفين.
وأشار الجبير، إلى أن هذا العمل سوف يعمل على حفظ الفاكسات التي تم إرسالها بأرقامها وتواريخها والوقت الذي تم فيه بعث الرسالة أو الخطاب أو المعاملة، مبينا أن ذلك سيسهل على الموظفين في متابعة الإجراءات كاملة، سواء كانوا أثناء العمل أو خارجه.
وبين، أنه تم توفير جميع هذا الربط لكافة منسوبي بلدية الأحساء وفق التقنيات الحديثة، والذي من شأنه إتاحة الفرصة لكافة الموظفين للاستفادة من خدمات الفاكس الإلكتروني بكل يسر وسهولة مع توفر حلول لتوثيق وأرشفة الفاكسات المرسلة والمستقبلة رقميا، مما يسهل القيام بأي عمليات إجرائية بها.
كذلك الرجوع إليها متى ما اقتضت الحاجة لمتابعتها في أسرع وقت ممكن، الأمر الذي يساهم في خفض تكاليف التراسل وصيانة أجهزة الفاكسات التقليدية وتجاوز مشاكلها اليومية كفراغ الأحبار أو عدم وجود ورق أو إلزام الموظف الحضور للمكتب للاطلاع على الفاكس الذي تم إرساله خارج أوقات الدوام، فهذه التقنيات سوف تتيح للموظف استلام الفاكس بواسطة بريده الإلكتروني عندما يكون في الخارج بواسطة الإنترنت أو الجوال وأيضا من خلال جهازه في المنزل.
يذكر أن تقنية الفاكس الإلكتروني من شأنها أن تخفض نسبة استخدام الورقيات في العمل والتحول التدريجي للحكومة الإلكترونية داخل البلدية، كذلك خلق بيئة عمل بلا ورق، وتأتي هذه التقنيات مكملة لمجموعة من النظم والبرامج الإلكترونية العاملة في البلدية مكونة منظومة معلوماتية تخدم مختلف أوجه ونشاطات الأعمال البلدية.