أوضح مكتب الوكلاء الموحد، الذي يعد حلقة الربط والوصل لكل مراحل الخدمات التي تقدم لضيوف الرحمن، من استقبالهم عبر المنافذ وإرشادهم إلى أماكن نزولهم بمدن الحجاج ونقل أمتعتهم في المنافذ وتذليل كل الصعوبات التي قد تعترضهم في سبيل تيسير نقلهم من محافظة جدة إلى كل من المدينة المنورة ومكة المكرمة، أنه قام باجتذاب وتأهيل كثير من الشباب السعودي للعمل في منافذ الوصول والقدوم، بعد إخضاعهم للبرامج التدريبية للعمل في هذه المهنة، إلى جانب مساندة أصحاب الكفاءة والمهارة والخبرة، من أجل ضمان القيام بخدمات الحجاج على أكمل وجه.
وكشف مكتب الوكلاء الموحد الذي يضم تحت مظلته 900 وكيل ووكيلة، ويُعتبر في طليعة مؤسسات أرباب الطوائف والجهات العاملة في شؤون الحج، الذي يدخل الحاسب الآلي في أعماله منذ عام 1404هـ، عن وجود شبكة معلومات متطورة باستخدام أجهزة الحاسب الآلي، حيث يتم مع موسم كل حج تصميم البرامج اللازمة للحجاج، بما في ذلك تطوير برامج نظام الشيكات ونظام إصدار كشوف الرحلات وبرامج شؤون الموظفين وحسابات الوكلاء وأرباب الطوائف ونظام قسم خدمات الحجاج، وتم الربط الآلي بين قاعدة معلومات مكتب الوكلاء الموحد ووزارة الحج لتبادل المعلومات وبيانات الحجاج إلكترونيا، مع توفير قاعدة معلومات تمكن المكتب من إجراء دراسات سليمة على أساس البيانات المسجلة والمجمعة في سجلات الحاسب الآلي.
واستطاع المكتب من خلال إدخال تقنية الحاسب الآلي في مختلف أعماله تحقيق نتائج، في مقدمتها سرعة إعداد البيانات عن كل حاج، ورفع مستوى صحة المعلومات المطلوبة، عبر التحكم في دقة البيانات المدخلة والدقة وسهولة البحث عن بيانات الحجاج عند الحاجة، حيث حرص مكتب الوكلاء الموحد على تطوير الأداء، على اعتبار أن أول انطباعات الحاج المقبل لن يكون إلا نتاجا لما يقدمه له المكتب من خدمات يحوطها الترحاب والاحترام لقاصدي بيت الله الحرام من بقاع المعمورة، وفي سبيل تطوير الأداء قام مكتب الوكلاء الموحد بإنفاق استثمارات كبيرة لتطوير أدائه وتوفير الآليات والمعدات والقاطرات الكهربائية والرافعات الآلية، سعيا للتيسير على الحجاج.
ويركز مكتب الوكلاء الموحد على عملية نقل أمتعة الحجاج في منافذ القدوم، لما لها من أهمية خاصة في الأجندة التي يسعى المكتب لتقديمها، كمنظومة من الخدمات لحجاج بيت الله الحرام، حيث قام بتطوير آلية لرفع أمتعة الحجاج على الحافلات المقلة لهم إلى مكة المكرمة والمدينة المنورة، وذلك باستخدام الرافعات الآلية بدلا من النظام اليدوي، ومواكبة من المكتب للتقنية الحديثة، قام باستخدام القاطرات الكهربائية التي تعمل على قطر عربات نقل الأمتعة، خصوصا في ظل الكثافة العددية لأعداد الحجاج المقبلين خلال فترات الذروة، وقد راعى المكتب زيادة أعداد القاطرات بنسبة 120 في المائة، ووضع الخطط الكفيلة بزيادة كفاءتها وفعاليتها والاستفادة القصوى من طاقاتها لتعميم تطبيقها لتشمل كل مراحل نقل الأمتعة في القدوم والمغادرة.
وقام المكتب ولتحقيق سهولة اتصال المسؤولين والعاملين به وسرعة التنسيق فيما بينهم بما يكفل تحقيق أقصى معدلات الأداء والإنجاز لإجراءات الحجاج بإنشاء شبكات اتصال لاسلكية، وتم تعميمها بالمطار، ويتم تطوير هذه الشبكات على الدوام وزيادة أعداد أجهزة الاتصال لتحقيق الاستفادة القصوى منها أثناء الموسم، كما يتبنى المقترحات التي أثبتت الدراسة الميدانية فاعليتها، ويتم ترجمتها إلى واقع عن طريق إدراجها، واعتمادها في دليل إجراءات العمل وفي الخطط التشغيلية للحج المقبل، ويوضع ابتداء من شهر رجب من كل عام برامج لخطط الحج، ويقوم المسؤولون التنفيذيون بوضع الخطط التشغيلية وإخضاعها للدراسة المستفيضة، ثم يتم البدء بتعيين الموظفين وتدريبهم وتوفير احتياجاتهم من معدات وآليات لتنفيذ العمل.
كما رأى المكتب ضرورة تهيئة وتطوير مواقعه في المنافذ الـ16 في السعودية، وتأمين هذه الشبكات لضمان التواصل المستمر بين أقسامه، وتطوير برامج وأنظمة الحاسب الآلي والتنسيق مع وزارة الحج لضمان جودة وسرعة الخدمة وإبرام الاتفاقيات مع جميع بعثات الحج الرسمية والشركات والتنسيق مع أرباب الطوائف، لضمان التفويج بيسر وسهولة، والتنسيق مع النقابة العامة للسيارات لتوفير وسائل النقل والتنسيق مع وزارة الصحة في الحالات المرضية والوفيات والتنسيق مع الجهات الرسمية للدول بخصوص الأوراق الثبوتية، ومع أجهزة الإعلام، لإبراز دور المكتب في خدمة الحجاج والتنسيق مع الهيئة العامة للطيران المدني وشركات الطيران.
ويركز المكتب، وعبر خططه المحكمة، على السرعة والدقة في إنهاء الإجراءات أولا بأول، فيما يتعلق باستقبال الحجاج والترحيب بهم ومساعدتهم وتوعيتهم وإرشادهم والاهتمام بذوي الاحتياجات الخاصة ورعايتهم واستيفاء أجور أرباب الطوائف وأجور الخيام بالمشاعر والنقل من الحجاج وتقليص فترات بقاء الحجاج في المنافذ والمحافظة على جوازات سفر الحجاج وأمتعتهم وزيادة فاعلية أداء وسرعة فرق العمل وتفعيل دور الفرق الميدانية لخدمة وإرشاد الحجاج ونقل وتبادل معلومات الحجاج إلكترونيا مع الجهات الأخرى وتنظيم عملية استيفاء أجور أرباب الطوائف من الحجاج ومتابعة عملية إصدار تذاكر النقل للحجاج بالمنافذ وسدادها للنقابة العامة للسيارات، ورفع كفاءة خدمة أمتعة الحجاج بالمنافذ، والتخطيط المبكر وإعداد الخطط التشغيلية لاستقبال الحجاج، وتكريس الإيجابيات ورصد السلبيات لتلافيها، إلى جانب إجراء الدراسات لتطوير إجراءات العمل لما يستجد، وتوحيد وتوثيق الإجراءات الخدمية المتبعة وإقامة الندوات التعريفية وورش العمل لتأهيل العاملين بالمكتب.