من المعضلات التي يواجهها عالم الأعمال اليوم، ليس فقط في الشرق الأوسط بل في العالم أجمع، ترشيد الانفاق على تقنية المعلومات والقدرة على تحديد منافع التقنية مقارنة بالفاتورة التي يتكبدها أصحاب الأعمال. والظاهر أن شركات المنطقة أكثر دراية وقدرة على ترشيد هذا الانفاق وقياس تكلفة أتمتة الأعمال مقارنة بالعائدات المادية ورضاء الزبائن. فقد أتمت شركة أصول الخليج، وهي شركة سعودية متخصصة في توفير أنظمة متكاملة عالية التقنية، أخيرا مشروع أتمتة لصالح الشركة السعودية للفنادق والمنتجعات السياحية «شاراكو»، التي تمتلك وتدير عددا كبيرا من الفنادق والمنتجعات السياحية في جميع أنحاء السعودية، وللاطلاع على تفاصيل هذا المشروع وما يقدمه لشركة «شاراكو»، التقت «الشرق الأوسط» الدكتور خالد الشنقيطي، المدير العام لمؤسسة أصول الخليج للتجارة، الذي قال ان شركة أصول الخليج بوصفها شريك أعمال لشركة «آكباك» المتخصصة في تقديم تطبيقات برمجيات الأعمال والأعمال الالكترونية في الرياض، قامت بأتمتة وتسهيل إدارة المنشآت التابعة لشاراكو والمنتشرة في جميع أرجاء المملكة، حيث ثبتت برمجيات «آكباك» و«سبرينغر ميلر»، وهو برنامج متكامل مع «آكباك»، في أول خمسة فنادق وذلك في زمن قياسي لا يتعدى الثلاثة أشهر. ويقول الدكتور الشنقيطي «بناء على خبرتنا وعلى النتائج الأولية التي حققناها، نتوقع ألا تستغرق شاراكو أكثر من سنة واحدة فقط لتسترجع قيمة استثماراتها في المشروع الجديد، بينما سيقتصد هذا النظام العديد من نفقات الشركة في العديد من المجالات». وقد شملت المرحلة الأولى من المشروع خمسة فنادق هي فندق صحارى المطار في الرياض، وفندق صحارى تبوك في تبوك، وفندق أجياد مكة في مكة، وقرية الخليج في المنطقة الشرقية، وقرية النخيل في جدة، بينما ستبدأ سائر الفنادق والمنتجعات التابعة للشركة بتطبيق نفس النظام في المستقبل القريب.
وأوضح الشنقيطي أن المشروع يتكون من ثلاث مراحل: الأولى هي تعديل برنامج المحاسبة من «آكباك» لادراة أعمال المكاتب الخلفية المختلفة في شاراكو، وتعديل برنامج شركة «سبرينغر ميلر» الذي سيدير عمليات الفندقة والمكتب الأمامي، لكي يلائما فنادق السعودية ومنتجعاتها، أما المرحلة الثانية فهي تثبيت النسخة المعدلة من هذه البرنامج في المنشآت الموزعة في جميع أرجاء المملكة، وأخيرا ضمان تدفق خدمات الدعم والتدريب والخدمات الاستشارية. ويقول الدكتور الشنقيطي ان قوة هذا المشروع تكمن في أن «شاراكو» سوف تستطيع إدارة عدد من منشآتها من خلال نظام واحد متكامل وإن كان روعي في تصميمه أن يلبي الاحتياجات الخاصة بكل فندق أو منتجع. ويشرح الشنقيطي أنه عبر نظام «آكباك ـ سبرينغرميللر»، تستطيع ادارة منشآت «شاراكو» الحصول على أنباء سير العمل لحظة حدوثها، قائلا «تستطيع «شاراكو» الآن معرفة آخر أنباء سير العمل لحظة وقوعها في منشآتها المختلفة بصورة مستقلة ولكن على نفس الهيئة. وأصبح بين يدي إدارة المجموعة تقارير دقيقة حول العوائد والنفقات والشكل العام والخسائر، مفصلة إلى درجة كل نزيل وكل موظف. وإضافة الى ذلك، فان الشركة تستطيع الوصول اليوم بخدمات النزلاء الى أعلى مستوياتها، وإمكانية زيادة العوائد من خلال جميع الفرص المتاحة من خلال 30 وحدة تركز على النزيل ومعدلة لتلائم احتياجات كل فندق وكل منتجع على حدة، كما يمكن تطويرها وتوسعتها لتواكب زيادة عدد الخدمات المقدمة». ويتوقع الشنقيطي ألا يستغرق تحقيق العوائد المرجوة على الاستثمار أكثر من سنة واحدة، وأن هناك فرصة كبيرة لأن ترتفع العوائد سنويا بعد ذلك بنسبة 70%. ويقول الشنقيطي ان لدى «شاراكو» اليوم قدرة غير محدودة على توسيع مجال المشاركة في العوائد مع حملة أسهمها والمستثمرين فيها، مفصلة حسب عوائد كل غرفة على حدة، مما يعطي الشركة مرونة غير محدودة في إدارة النفقات والعوائد.
وبالنسبة لنظام المكتب الخلفي المبني على تطبيقات برمجيات «آكباك» فيوفر العمليات المالية للمكتب المبنية على الزمن الحقيقي، والتحديث التلقائي للميزانيات والحسابات واصدار التقارير المختلفة. أما بالنسبة لمزايا المكتب الأمامي، فبالإضافة الى إدارته يسمح النظام بالمشاركة، أي تبادل معلومات النزلاء بين منشآت «شاراكو» المختلفة. كما يسمح النظام بتثبيت وحدات مندمجة في النظام بالكامل لإدارة نقاط البيع بالتجزئة وأماكن تناول الطعام، فعلى سبيل المثال، سيكون بامكان موظفو المجموعة الدخول إلى نظام لرسائل البريد الإلكتروني الموجهة الى أفراد أو إلى مجموعة من الأفراد، والاطلاع على عدد لا محدود من الأماكن المشغولة، والطاولات والغرف. كما ستظهر قوائم الطعام أمامهم وكذلك الوصفات وكميات المواد المتوفرة وسيتمكنون من متابعة الوقت والحضور ويستفيدون من وحدات متخصصة في بطاقات الائتمان والتسليم والمستودعات، كما شرح الدكتور خالد الشنقيطي.
أما من الناحية الادارية، فيسمح النظام لشاراكو بأن تدير أكثر من منشأة من منشآتها العديدة معا، مع منحها حرية الاختيار لإصدار تقارير خاصة بكل منشأة على حدة، أو تقارير جامعة توضح أحوال جميع المنشآت معا، وبما أن طبيعة الملكية تختلف من منشأة إلى أخرى، فإن هذه الخاصية تسمح لإدارة المجموعة بادارة حساب الوحدات المملوكة بالكامل أو تلك المملوكة في فترات زمنية محددة فقط. وأخيرا، قال الشنقيطي ان النظام المقدم يجب ان يحظى بدعم محلي قوي، وإمكانات تقنية كبيرة متوافقة مع عدد من منصات العمل المعروف، والقدرة على التكامل بسهولة مع أنظمة إدارة علاقات العملاء الإلكترونية وغيرها من الحلول التي من الممكن أن تحتاجها المجموعة في المستقبل.