بعد أن سمع الناس عنه قبل خمسة أشهر باسمه الحركي «أوفيس 11»، أو «أوفيس الجيل المقبل» كما كانت تسميه داخليا، كشفت شركة مايكروسوفت النقاب رسميا عن مجموعتها البرمجية الشهيرة «أوفيس 2003» على شكل حزمة برمجية تجريبية Beta 2))، كبديل عن «أوفيس إكس بي». وتأتي هذه الحزمة ضمن عائلة من البرمجيات المخصصة لزيادة الانتاجية في المؤسسات تحمل الاسم «نظام مايكروسوفت المكتبي»Microsoft Office System))، التي من المتوقع أن تطلق جميعها بشكلها النهائي في منتصف العام الحالي، بعد أن تجمع مايكروسوفت ردود فعل ما يقارب نصف مليون شخص وجهة على مستوى العالم ومنطقة الشرق الأوسط، زودتهم بنسخ من هذا الاصدار التجريبي لاختباره.
وتقول الشركة ان القصد من تطوير هذا النظام البرمجي الجديد هو مواجهة التحديات التي تعترض القدرة الإنتاجية للعاملين في الشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء، وتعزيز قدرتهم على الوصول للمعلومات الخاصة بمجال عملهم «لأنها تحتاج اليوم إلى المعلومات أكثر من أي وقت مضى لتتمكن من المحافظة على كفاءتها وأدائها بصورة دائمة»، على حد تعبير محمد الخطيب، المدير العام الإقليمي لمايكروسوفت الشرق الأوسط.
ويستطيع من يتعرف على مواصفات هذه المجموعة البرمجية أن يرى ذلك بوضوح، سواء كان ذلك في مكوناتها المعتادة مثل «وورد» Word) و«إكسل» Excel) و«أكسيس» Accessو«باور بوينت» Power Point) ) و«آوتلوك» Outlook) ) و«فرونت بيج»Front Page) و«ببلشر» Publisher)) ، أو في مجموعة الأدوات والتطبيقات الجديدة التي صممت لذلك، مثل نظام «بيزينس كونتاكت مانيجر» (Business Contact ) Manager)، و«إنفوباث»Info Path) ) و«ون نوت»One Note) ) وخادم «شير بوينت بورتال سيرفر 2.0» (Share Point Portal Server 2.).
فقد تركز التطوير على أربعة مجالات رئيسية، الأول إدارة المعلومات والتحكم بها من خلال إعادة تصميم برنامج «آوتلوك» والأدوات الاضافية المتعلقة به، وربطه بعناصر النظام المكتبي الأخرى، والثاني هو تسهيل العمليات المتعلقة بالأعمال، عن طريق تسهيل انشاء محتوى يدعم لغة «إكس أم أل»XML) ) المعيارية، والثالث في مجال الاتصال والتعاون داخل المؤسسات، وذلك بتقديم منتجات وتقنيات جديدة هي «شيربوينت» لتوفير بيئة عمل تعاونية أفضل، تتكامل مع عناصر «أوفيس» الأخرى، بحيث يمكن إنشاء مساحات عمل مشتركة يتيح للعاملين في الشركات العمل معاً على الوثائق المختلفة. أما المجال الرابع فهو زيادة الانتاجية، وذلك بجعل التعامل مع جميع عناصر النظام من مكان واحد بسبب تكاملها، مع جعل امكانية التراسل الفوريInstant Messaging) ) لتسريع الاتصال بين الموظفين من خلال التطبيقات التي يعملون عليها مباشرة.
وقد حسنت واجهة الاستخدام لجميع البرمجيات الرئيسية، بحيث أصبحت أكثر راحة للاستخدام، وبالذات في برنامج «آوتلوك» لكونه يتعامل مع البريد الإلكتروني الذي أصبح يشكل ضرورة من ضروريات حياة الشركات، بوصفه أداة الاتصال الرئيسية لها، فقد أعيد ترتيب عناصره الرئيسية بشكل يجعل استخدامه أكثر سهولة وسرعة، وهو ما لمسته بنفسي عندما ثبت النسخة التجريبية من «اوفيس 2003» على جهازي. فعلى الرغم من أنه فاجأني في البداية لاختلافه عما تعودت عليه، إلا أنه أثبت أنه أكثر فعالية. فقد خصص ثلثا يمين شاشته الرئيسية لإظهار أكبر جزء من نص الرسالة، بعد أن كانت تظهر في جزء صغير في الاصدارات السابقة، وتتطلب من المستخدم أن يتنقل خلالها ليقرأها كاملة. كما تظهر الرسائل الواردة اليه موزعة حسب الأيام، وأضيفت ملفات جديدة، لتصنيف الرسائل، والأهم من ذلك أنه زود بأدوات أمنية تنبه المستخدم لوجود ملحق مشكوك فيه مع الرسالة الواردة، أو إن كان هناك برنامج يحاول استخدام عناوين البريد لارسال رسالة من وراء ظهره كما تفعل فايروسات الكومبيوتر الحديثة. هذا بالاضافة إلى العديد من الوظائف الجديدة التي يصعب حصرها في هذه المقالة.
ومن الناحية التقنية فقد أصبح دعم لغة «إكس أم أل» جزءا رئيسيا لا يتجزأ من النظام، بحيث أصبح بالامكان على سبيل المثال تخزين الوثائق في وورد أو الجداول الإلكترونية في إكسل، كملفات بهذه اللغة مما يعني اتاحتها للاستخدام بشكل واسع، من خلال نظام «إنفوباث» الذي يعمل على تجميع البيانات من أكثر من مصدر للخروج ببيانات مترابطة ذات معنى. وسيتيح برنامج «ون نوت» (One Note) كتابة الملاحظات وتبادلها من خلال النظام وبالذات لمستخدمي أجهزة الكومبيوتر اللوحيTablet PC) ) وإن كان بالامكان استخدامه على الأجهزة الأخرى. كما قدم النظام الجديد دعما أكبر لاستخدام القلم مع الكومبيوتر اللوحي بشكل أكثر كفاءة. أما نظام «إنفوباث» فينظم عملية تجميع المعلومات، ويتيح للمستخدم إنشاء قوالب واستمارات إلكترونية لملئها واستخدامها مع الأنظمة ومراحل العمل التي تحتاج هذه المعلومات والمتوافقة مع لغة «إكس إم إل».