شهد العالم في الأعوام القليلة الماضية، وما يزال في الواقع، الكثير من الأحداث والكوارث الدامية التي توزعت بين الحروب، والكوارث الطبيعية، والنزاعات الإقليمية، وغيرها. ولا يخفى على أحد أن المؤسسات التجارية والشركات على اختلاف أنواعها وبصرف النظر عن تخصص عملها، وفي أي مكان في العالم، تكون عرضة للتأثر بهذه الحالات، ومن هنا عليها أن تجد السبل الكفيلة بضمان استمرارية عملها، وتعافيها من الكوارث، عند وقوعها لا سمح الله. ومع أن الناس لا يحبون سماع أخبار الكوارث، إلا أنها أمور يمكن أن تحدث، ولذلك فإن الحكمة تقتضي أن نستعد لها. ولتعريف الشركات والمؤسسات في المنطقة على خطوات التعامل في حالة حصولها لا قدر الله، استشارت «الشرق الأوسط» مايك هاينز، المدير الإقليمي لشركة فيريتاس الشرق الأوسط، وهي شركة متخصصة بأمن المعلومات والمحافظة عليها وتخزينها. فبالإضافة إلى حماية أنظمة المعلومات والبيانات داخل المؤسسات، وهي قضية تقنية معلومات صرفة، هنالك الكثير من العناصر اللوجستية والحيوية الهامة لاستمرارية عمل المؤسسة وتعافيها من الكوارث، وفيما يلي عرضا موجزا لأبرز هذه العوامل.
* اتخاذ التدابير الوقائية اللازمة
* ينبغي حفظ الوثائق سهلة التلف في صناديق أو علب محكمة الإغلاق تحول دون تسرب المياه إليها في حال الفيضانات أو ما شابه ذلك. وطالما تشغل الملفات الورقية حيزا أكبر، فضلا عن كونها عرضة لمخاطر الحرائق، فمن الأفضل تصفية المكاتب من الملفات الورقية التي تتوفر منها نسخا إلكترونية. وللحيلولة دون سقوط الأجهزة والأثاث، ينبغي نقل الأشياء الثقيلة إلى رفوف التخزين السفلية ووضع الأثاث كبير الحجم، والأجهزة المكتبية بما فيها أجهزة الكومبيوتر في أماكن مناسبة حتى لا تتسبب في إحداث الضرر عند وقوع الكوارث.
* تحديد التطبيقات البرمجية الرئيسية
* يجب تحديد التطبيقات الأكثر أهمية لعمل المؤسسة وكذلك التطبيقات التي يمكن الاستغناء عنها لفترة من الزمن من دون أن تسبب مشكلات دائمة. وعند تحليل التطبيقات الحساسة، فمن الأفضل إجراء شرح تفصيلي واضح وعملي يعنى بالأمور التي قد تشكل كارثة بالنسبة للمؤسسة. وحالما يتم الإعلان عن حدوث كارثة، فمن المهم معرفة مدى تأثيراتها على المؤسسة، التي قد تعني خسارة في العائدات، أو التشكيك بمصداقية المؤسسة، أو الإساءة إلى سمعة المؤسسة، أو ربما تدهور أداؤها واخفاقها.
* إعداد فريق خاص للتعافي من الكوارث
* على المؤسسة أن تعد فريقا خاصا للتعافي من الكوارث يكون قادرا على تقييم مكامن الضعف والقوة لدى الأفراد لما يتعلق بالمعرفة بالإجراءات، والمهارات، والأداء، للتكفل بإعداد وجاهزية أفضل أفراد الفريق من جانب، ولترتيب كافة الأفراد بالشكل الصحيح وفقا لخطة الطوارئ. وليكن تجمع الأفراد حسب المهام المناطة بهم، وأدوارهم في حالات الكوارث، وأن تقوم المؤسسة بمثل هذا الأجراء بأسلوب مميز. ومن الضروري إجراء الاختبارات الدورية لهذه الإجراءات للوقوف على قدرة الموظفين البدلاء، الذين يعتمدون في عملهم على الوثائق المقدمة لهم حسب، في تأدية الأدوار المكلفين بها على أكمل وجه.
* المعرفة بالتطبيقات الهامة في المؤسسة
* ينبغي توفير التدريب المطلوب في كافة الأقسام المعنية بالعمليات الحساسة، ووجود آلية للاستعانة بالأشخاص من الأقسام والمواقع الأخرى داخل المؤسسة. ولتكن الأولوية إلى العمليات الحساسة، على أن يأخذ في الاعتبار العلاقات المتبادلة بين الموظفين وأقسام المؤسسة. ويعتبر التدريب العامل الرئيس لاستجابة الأفراد الفعالة عند الكوارث. من هنا يعتمد النجاح في تنفيذ الأفراد لمهامهم على الوقت الكافي المتاح لهم للمراجعة والاستفسار والاتصال في ما بينهم.
* خطة اتصال داخلية عند الطوارئ
* التأكد من وجود خطة اتصال داخلية للطوارئ، وأن يتم تحويل خطط تنظيم الأعمال إلى نشرات أخبار شهرية لإطلاع كافة الموظفين على ما حصل. ومن المهم أيضا توافر المعلومات الدقيقة والحديثة المعنية بالأفراد والمكاتب والموارد، وأن تكون هذه المعلومات متاحة تماما عند حصول كارثة ما. وكجزء من استراتيجية توفير الاتصالات، على المؤسسات التخطيط مسبقا لإيجاد الأدوات المعنية بتحويل المكالمات الداخلية والمحلية والدولية إلى رقم آخر، أو إلى هواتف ثابتة، أو إلى هواتف جوالة بعد حصول الكارثة. وقد تقتضي الحاجة الى وجود وسائل نقل خاصة توفرها المؤسسة أو ربما مصدر خارجي لنقل الموظفين من وإلى موقع العمل.
* إجراءات الإخلاء عند الحرائق
* ينبغي على الشركات أن تعتمد تدابير الإخلاء عند الحرائق. من هنا فمن الواجب التأكد من أن هذه الإجراءات جارية على قدم وساق وأن الموظفين على معرفة بمخارج الإخلاء الرئيسية والبديلة ومناطق تجمعهم. وفي حال تغيير الأسماء وأرقام الهواتف والأجهزة والأدوار والمواقع في الشركة، يتحتم تحديث الخطط على الفور. وبالنسبة للشركات الكائنة في بنايات من طابقين أو أكثر، تشكل أدوات الإخلاء والبحث والإنقاذ، مثل النقالات، ومصابيح الإضاءة اليدوية، والنظارات الواقية، أهمية كبيرة للغاية.
* التعامل مع كبار المسؤولين في المؤسسة
* لضمان استمرارية العمل في المؤسسة عند وقوع الكوارث، يكون من الأفضل للمؤسسة أن تتفادى وضع مجموعة من كبار صناع القرار فيها في طائرة واحدة أو مكان واحد في الوقت ذاته على سبيل المثال. ومن الضروري جدا التأكد بأن لا يتم تزويد الموقع البديل بمصدر الطاقة الكهربائية ومركز الاتصالات ذاته اللذين يزودان الموقع الرئيسي. وعلاوة على ذلك ينبغي تحديد المنشآت الموجودة في المنطقة التي تستخدم مواد خطرة، ليتم بعدها تقييم مدى تأثير كارثة ما في تلك المنشأة على المؤسسة.
* خلال عملية التعافي
* يتحتم مراقبة العلامات الدالة على حالات التوتر والإجهاد الشديدين. وحتى أفضل الموظفين قد يصلون إلى مرحلة يتعذر عليهم التفكير بالشكل الصحيح، فضلا عن أنهم سيكونون عرضة إلى ارتكاب أخطاء جسيمة. ومن الواجب التعريف بالأشخاص «تحت الخطر» الذي تأثروا كثيرا بالمواقف شديدة التوتر، ليتم نقلهم إلى بيئة آمنة تحت عناية المتخصصين أو الأصدقاء، على أن يتم تقييم الحاجة إلى تدخل أفراد الكادر الطبي.
* توزيع المهام عند وقوع الكوارث
* على المؤسسة أن تضمن أن كافة الأشخاص العاملين فيها، بدءا من الرئيس التنفيذي وانتهاءً بموظفي الاستقبال، أن يجيبوا على الاتصالات الهاتفية ويعرفوا تماما الدور المطلوب منهم عند حصول كارثة ما. ومن المهم إجراء اختبارات معرفة لكافة الموظفين، واختبارات دورية على الموظفين المسموح لهم النفاذ إلى المعلومات الحساسة، وأن يكون كافة الموظفين على معرفة بتأثيرات التوتر الشديد، وبأفضل الأساليب للتعامل مع الأشخاص الذين أصيبوا في الكارثة. ويتحتم إعداد المشرفين والأشخاص المختلفين في الرأي على تفادي حالات العنف التي قد تحصل في بيئة العمل.