يكثر الحديث الآن في قطاع الأعمال عن الدور الذي تلعبه التطبيقات والحلول المعنية بإدارة موارد المؤسسات (ERP)، والتخطيط للاستخدام الأمثل لهذه الموارد في بيئة العمل. في حوار خاص بجريدة «الشرق الأوسط»، قدمت سها كمال، مديرة إدارة الخدمات التنفيذية في شركة مايكروسوفت لحلول إدارة الأعمال، وصفا تحليليا لهذه الحلول وطبيعة عملها وما لها وما عليها في بيئة العمل.
* كيف يمكن لحلول تخطيط موارد المؤسسات أن ترتقي بأداء الشركات والمؤسسات؟
ـ من البديهي أن كل شركة أو مؤسسة تنفرد عن غيرها من المؤسسات في ما يتعلق بالمطالب والإجراءات الكفيلة بتحقيق النجاح، من هنا توفر حلول تخطيط موارد المؤسسات رؤية متكاملة للعمليات ذات الأهمية الكبيرة. وتؤثر أتمتة هذه العمليات بنحو إيجابي في الهدف الأساسي للمؤسسة، بينما تتيح التطورات التي تشهدها تقنية حلول إدارة موارد المؤسسات للشركات الوصول إلى المستوى الثاني من التطور العملي، التي تمت تسميتها بحلول تخطيط موارد المؤسسات ERP II).) وتسهم هذه الحلول في طرح قيمة عملية حقيقية، إذ توسع من أداء المؤسسات إلى درجة كبيرة بتوفيرها أدوات الاتصال عالية الكفاءة والأداء مع الموردين والشركاء والعملاء والموظفين، الأمر الذي يرتقي بالمحصلة بقدرات المؤسسة التنافسية.
* كم من الوقت يستغرق إكمال مشروع حلول تخطيط موارد المؤسسات؟ ـ ليس ثمة جواب محدد لهذا السؤال، طالما تختلف كل مؤسسة عن غيرها، وهو الأمر الذي ينعكس بدوره على العامل الزمني لإكمال مبادرة إدارة الموارد بالنسبة للمؤسسات والشركات المختلفة. وتعتمد مبادرات حلول تخطيط الموارد على طبيعة عمليات المؤسسة ومدى تعقيدها، والأهداف المراد تحقيقها من هذه المبادرة، وما هي طبيعة تخطيط المؤسسات. فمثلا، هل تسعى المؤسسات إلى إيجاد الحلول لبعض المشكلات التي تتعرض لها، أم إنها تتطلع إلى إيجاد مفهوم متطور، يتمثل بطرح حلول جديدة متطورة لتخطيط موارد المؤسسات تلبي كافة المتطلبات العملية بمنتهى الكفاءة. ولذلك قد يتطلب إكمال مبادرة حلول تخطيط موارد المؤسسات بنجاح من أسابيع إلى أشهر في مؤسسة من الفئة المتوسطة. وهذا هو السر وراء أهمية التخطيط المسبق والدقيق وإرساء الرؤية الإستراتيجية في إنجاح مثل هذه المبادرات.
* هل تلائم حلول تخطيط موارد المؤسسات أساليب عمل المؤسسات المختلفة؟ ـ هذا سؤال رائع حقا، فمن المهم أن تلائم حلول تخطيط موارد المؤسسات الأسلوب الذي تؤدي من خلاله المؤسسات عملها، لا أن يتم العكس بحيث تقوم المؤسسات بممارسة عملها وفقا لمتطلبات الحلول التقنية. ولتحقيق النجاح والبقاء في الظروف الاقتصادية الصعبة التي تعصف بالعالم حاليا، يتحتم على المؤسسات الارتقاء بقدراتها التنافسية من جانب، والاعتماد على البرمجيات التي تساعدها في تحقيق ذلك من جانب آخر. وهذا هو أحد المنافع المتأتية من العمل عن كثب مع شركاء إعادة البيع، الذين يرسون بدورهم المتطلبات العملية للمؤسسة ويطرحون الحلول التي تلبي هذه المتطلبات. فمثلا، لا تحتاج مؤسسة في الفئة المتوسطة إلى حلول تقنية فحسب، بل إلى نظام تخطيط موارد على درجة من التطور يلائم كافة المتطلبات العملية.
* ما هي تكاليف حلول تخطيط موارد المؤسسات لا سيما في ما يتعلق بالكلفة الإجمالية للتملك؟ ـ الكلفة الإجمالية للتملك تتغير من ظرف لآخر ومن مؤسسة لأخرى وفقا لطبيعة عملها ولمتطلبات هذا العمل. فعندما تتغير المتطلبات العملية لحلول تخطيط موارد المؤسسات، ينعكس هذا الأمر بدوره على الكلفة الكلية للامتلاك. من هنا يتكفل التخطيط الدقيق بتخفيض الكلفة الإجمالية للتملك، على أن هذه التكاليف ستكون كبيرة في حال إعادة تنفيذ الحلول أكثر من مرة. وعلاوة على ذلك، من الضروري تماما أن تكون حلول إدارة موارد المؤسسات قادرة على ملائمة ومواكبة النمو الذي يطرأ على المؤسسات، كما يحصل عند زيادة المتطلبات أو عند حصول تغيير التقنية. وللمحافظة على تكاليف مخفضة للامتلاك، فمن المهم جدا العمل عن كثب مع شريك للتكفل بأن تخطيط موارد المؤسسات يتم تنفيذه على مستوى استراتيجي من جانب، وأن الحلول التي يجري تنفيذها ذات أداء قابل للترقية لمواكبة كافة متطلبات المؤسسات والشركات للنمو مستقبلا.
* ما هي التكاليف الأخرى وغير المباشرة لحلول تخطيط موارد المؤسسات؟ ـ يسهم التفكير الاستراتيجي والتخطيط الدقيق في تخفيض التكاليف غير المباشرة إلى حد كبير. وفي المرحلة الأولى ينبغي تحديد متطلبات مبادرة تخطيط الموارد لوضع التكاليف الخاصة بها بعناية تامة، على أن يتم بعد ذلك إرساء نوع التدريب المطلوب الذي يرتقي بأداء المؤسسة بالاعتماد على نظام إدارة موارد المؤسسات. ومن المهم أيضا الأخذ بالاعتبار حالات التوقف والإخفاق الضرورية التي تطرأ في المراحل الأخيرة من التنفيذ.
* ما السبب وراء إخفاق الكثير من مبادرات تخطيط موارد المؤسسات؟
ـ من المهم إشراك الموظفين من مختلف أقسام المؤسسة في مشروع تخطيط الموارد، فمثل هذه المبادرة تحتاج إلى خبرة ومساهمة التنفيذيين ومستخدمي النظام الحقيقيين. ويشكل هذا الأمر بدوره عاملا مهما للغاية في تحديد المتطلبات العملية على أكمل وجه، بتوفيره صورة دقيقة عن متطلبات المبادرة قصيرة الأمد والمعنية بالاستخدام، وكذلك المتطلبات بعيدة الأمد. ومن المهم تقييم هذه المتطلبات ودراستها وفقا لأداء وقدرات الحلول من جهة، وتسليط الضوء على التطبيقات التي تتطلب إجراء تحسينات لتلبية متطلبات كبير المؤسسة العملية من جهة أخرى. وإذا ما تم تجاهل هذه المتطلبات، تتعزز احتمالية إخفاق مبادرات إدارة الموارد في تحقيق أهدافها المرجوة.
* كيف تنظم المؤسسات مشاريع الاعتماد على حلول وأنظمة إدارة موارد المؤسسة؟ ـ تتعامل المؤسسات مع مشاريع إدارة الموارد من منظور فريد يختلف بين مؤسسة وأخرى. ويعتمد هذا الأمر بدوره على مدى قدرة الحلول التي يجري تصميمها في حل مشكلة ما، أو على دور مبادرة التخطيط في تحقيق ارتقاء حقيقي في أسلوب الأداء، من خلال مفهوم محدد يدعم الأهداف العملية الاستراتيجية للمؤسسات.
* كيف تتوافق حلول تخطيط موارد المؤسسات وإدارتها مع التجارة الإلكترونية؟
ـ تتيح حلول تخطيط الموارد للمؤسسات ربط كافة العمليات التي تقوم بتنفيذها. وتعتمد بعض المؤسسات على التجارة الإلكترونية أو على شبكة الإنترنت لتوسيع أدائها إلى درجة كبيرة، وذلك بالاتصال مع العملاء والموردين والشركاء. ويجب أن يوفر هذا القرار العملي المميز الدعم لكافة الأهداف العملية للمؤسسات والشركات المختلفة. ومع ذلك، فهنالك مناطق جغرافية لا توفر فيها البنية التحتية التقنية قدرات الربط مع شبكة الإنترنت، إذ تقوم وسائل الاتصال التقليدية، مثل الفاكس والهاتف بالدور الأكبر. بالرغم من ذلك، تتيح شبكة الإنترنت الإمكانية لتحقيق نقلة ثورية في أداء المؤسسات لتتوسع بأدائها بالاعتماد على التقنيات الحالية أو الآخذة بالظهور، مثل EDI ، أو XML .