سواء كنت من المستخدمين الدائمين للبريد الالكتروني أو كنت قد حصلت على بريدك هذا أخيرا، اليك النصائح والارشادات الـ 13 التالية حول البريد الالكتروني «آوت لوك 2003» و«آوت لوك اكسبريس6» و«موزيلا ثندربيرد 1.5» التي تجعلك تحصل على الحد الاقصى من هذا الوسط، وفقا لخبراء «بي سي وورلد».
1 ـ ادارة حسابات متعددة: أقوم بالكشف على اكثر من بريد الكتروني بشكل منتظم، ولا أرغب في فتحها جميعها في وقت واحد. بيد انه من حسن الحظ، فإن أغلبية البرامج البريدية هذه تتضمن عدة حسابات جاهزة.
لإضافة حساب آخر الى «آوت لوك» قم باختيار Tools ثم E-mails Accounts ثم Add لاضافة حساب بريدي جديد ثم أنقر على Next قبل أن تدخل اسم الحساب والعناوين الداخلة والخارجة الخاصة بالخادم ثم انقر على Next وFinish. أما بالنسبة الى «آوت لوك اكسبريس» فانقر على Tools وAdd وMail وادخل عنوان البريد الالكتروني وانقر على Next واضف عناوين الخادم ثم انقر Next مرة أخرى. وأخيرا اضف اسم عنوانك وكلمة المرور. انقر على Next وFinish وClose.
وفي «ثندربير» قم باختيار Tools, Account Settings, Add Accounts, Email account, Next ثم ادخل اسمك وعنوانك البريدي ثم اضغط على Next واختر نوع الخادم المقبل وعنوانه. اضغط على Next واضف اسم المستخدم وانقر على Next واطبع اسم الحساب وانقر على Next مرة اخرى واخيرا انقر على Finish.
2 ـ حافظ على صناديق البريد الوارد (انبوكس) متزامنة: تقوم أغلبية برامج البريد الالكتروني بحذف الرسائل من البريد أوتوماتيكيا من خادم البريد بعد انزالك اياها الى جهازك الكومبيوتري الشخصي. وهذا يعني انك لا ترى رسائلك القديمة سوية اذا كنت تستخدم انظمة متعددة مختلفة للكشف على البريد. وللمحافظة على صندوق البريد الوارد متزامنا، قم باعداد البرنامج البريدي في كل جهاز كومبيوتر تقوم باستخدامه بغية ترك رسائل على الخادم بحيث إن الجهاز المقبل الذي تستخدمه يرى الرسائل وكأنها جديدة لم تقرأ بعد. ولكي تفعل ذلك في «آوت لوك» قم باختيار Tools, E-mail accounts ثم انقر على Next لتعديل الحساب الحالي الموجود. ثم قم باختيار الحساب في لائحة حسابات البريد الالكتروني ثم اخترtange . انقر More SettingsK Advanced واكشف على Leave لترك نسخة من الرسالة على الخادم، ثم انقر على OK لاتمام العملية.
وفي نظام OE اختر Tools, Accounts واختر الحساب من تحت Mail tab وانقر على , Advanced Properties . اكشف على ترك نسخة من الرسائل على الخادم.
أما في ثندربيرد اختر Tools, Account Settings واختر Server Settings تحت الحساب الراغب في تعديله اكشف على الرسائل المتروكة على الخادم.
3 ـ اعمل بشكل اسرع بالاساليب الموجزة: وفر الوقت عن طريق المحافظة على يديك على لوحة المفاتيح بدلا من وضعهما على الماوس. فلكي تستحصل على الرسائل الجديدة التي وصلت عبر «آوت لوك» و«أوت لوك اكسبريس» اكبس على Ctrl-M. ولكي تفعل الشيء ذاته في ثندربيرد اكبس Ctrl-Shift-T . ابدأ بالرسالة الجديدة بالاستخدامات الثلاثة جميعها عن طريق الكبس على Ctrl-N وأرسل الرسالة عن طريق ادخال Alt-S في «آوت لوك» و«آوت لوك اكسبريس» أو Ctrl-Enter في ثندربيرد. ولفتح رسالة ما استخدم مفاتيح المؤشر «كيرسر» للفها صعودا أو نزولا ثم اكبس على Enter وأغلق نافذة الرسالة عن طريق الكبس على مفتاح Esc .
4 ـ ارسال صفحة من الانترنت: اذا رغبت في مشاركة احدى صفحات الانترنت مع الاخرين قم بلصق عنوان U R L في جسم الرسالة مع ارسال توجيهات الى المستلم أو المتلقي ملاحقة الوصلة هذه. في أي حال من السهولة بمكان ارسال الصفحة الكاملة من الانترنت كملحق لرسالة الكترونية، فاذا كنت تستخدم بريد HTML عن طريق «آوت لوك» قم باختيار Tools, Options, Mail Format, واختر ايضا HTML في نسيج هذه الصيغة من الرسائل قبل ان تنقر على OK.
تصفح احدى صفحات الانترنت في «انترنت إكسبلورر» واختر File, Send, Page, بواسطة البريد الالكتروني، عند ذاك تنفتح لك رسالة جديدة في «آوت لوك» مع صفحة الانترنت المذكورة ملصقة على جسم الرسالة مع تبيان العنوان Emailing وعنوان URL . أدخل عنوان المستلم واكبس على Alt-Esc. وستظهر صفحة الانترنت بشكل صحيح في «آوت لوك» ولكن ليس في استخدامات البريد الاخرى.
ولارسال صفحة انترنت عن طريق «آوت لوك إكسبريس» انقر على Message, New Message Using, Web Page. أدخل عنوان الصفحة URL ثم اكبس على Enter. هنا ستلتصق الصفحة على الرسالة. ادخل عنوان المستلم واضف العنوان واكبس على Alt-S.
أما في ثندربيرد فاطبع Ctr-N واختر File, Attach, وعنوان الصفحة URL ثم اكبس Enter عند ذاك ستلتحق الصفحة بالرسالة الالكترونية كملف HTML.
5 ـ قم بتغيير خادمك الخاص بالبريد الذاهب: اذا كان خادمك SIMP للبريد الذاهب لايعمل في بعض الظروف المعينة مثل الشبكة الخاصة بمكتبك، استبدله بآخر.
ولتغيير هذا الخادم في «آوت لوك» قم باختيار Tools, E-mail Accounts وتأكد من أنه قد جرى الكشف على View أو تغيير الحسابات الحالية للبريد ثم انقر على Next واختر حسابا ما وانقر على Change وادخل اسم الخادم الجديد في خادم البريد الذاهب S I M P فإذا تطلب الاخير هذا كلمة مرور اكبس على More Settings ثم اختر Outgoing Server واكبس على مفتاحه ثم اكشف على خادم البريد الذاهب الذي يتطلب تثبيت صحة الهوية واختر Log لدى ادخالك اسم المستخدم وكلمة المرور واكبس OK ثم Next, Finish. وفي «اوت لوك اكسبريس» انقر على Tools, Accounts, Mail, واختر Properties Servers وادخل عنوان الخادم في خادم البريد الذاهب S I M P فاذا احتاج خادمك الى كلمة مرور اكشف على «خادمي» My الذي يتطلب تثبيتا لصحة الهوية ثم اضغط على Settings وادخل كلمة المرور ثم انقر على OK مرتين وعلى Close. أما في ثندربيرد فاختر Tools, Account Settings, Outgoing Server, Add, Enter لادخال وصف معين واسم الخادم واسم المستخدم الخاص بك. انقر على OK وعليه ايضا في علبة Account Settings dialog box واختر Set Default للقيام بالادخال الجديد في الخادم الذي سيستخدم عادة ما لم يجر استبدال ذلك.
6 ـ علم نظام «أوت لوك» و«أو إي» لبريد «جي مايل» (بريد غوغل): رغم أن خدمات «جي مايل» البريدية معروفة بتشبيكها البسيط فقد تفضل استخدام برنامجك البريدي الراهن للدخول في حساب «ي مايل». ويمكنك أن تفعل ذلك يدويا لكن اداة غوغل بالنسبة الى «آوت لوك» و«أو ئي» هي سريعة وبسيطة. قم باختيار حساب «جي مايل» واختر Settings, forwarding, POP واختر واحدا من الضبطين Enable POP وبعد ذلك انقر علىSave Changes وانقر هنا لانزال «جي مايل» وتشغيله الذي يدعى الاداة Gmail Client Configration واختر الذي ترغبه من الاستخدامين «آوت لوك 2002» أو «آوت لوك اكسبريس» لتلقي وارسال رسائل «جي مايل»، وانقر بعد ذلك على Configure.
7 ـ كيف تعلم ان لديك رسائل «جي مايل»: المشكلة مع البريد الالكتروني الذي اساسه الشبكة هو انه يتوجب عليك أن تبحث عنه ما لم تكن اضفت بالطبع بريد «جي مايل» الى «آوت لوك أو الى» او ئي كما هو موصوف أعلاه. ويقوم Gmail Notifier بتحذيرك لدى تلقيك بريدا جديدا عبر «جي مايل». 8 ـ التوقيع في الخط الاسفل: تواقيع البريد الالكتروني هي نص اضافي يضاف اوتوماتيكيا في نهاية كل رسالة للتعريف بالمرسل. وفي بعض الاحيان تدخل في الطريق. لذلك فان توقيعا موجزا مكتوبا بشكل جيد هو خير وسيلة خاصة لدى الاتصال بشخص لاول مرة.
وللقيام بذلك في «آوت لوك» اختر insert, Signature ثم انقر على الامضاء الحالي أو اختر More لاختيار واحد جديد فورا. أما في «آوت لوك أكسبريس» فيمكن تركيب توقيع (امضاء) عن طريق Tools, Options, Signatures, New واضافته الى الرسالة عن طريق النقر على Insert, Signature.
أما في «ثندربيرد فيجري تركيب التوقيع كملف نصي عن طريق استخدام دفتر الملاحظات Notepad ثم قم «ثندربيرد» واختر Tools, account Settings اختر حسابك واكشف على Attach لالحاق التوقيع هذا وألصقه بالرسالة وانقر على Choose ثم تصفح واختر ملف التواقيع وانقر على OK. حينذاك تقوم ثندربيرد بادخال النص أوتوماتيكيا في نهاية الرسائل الجديدة.
9 ـ حاول ان تجذب نظرهم عن طريق القرطاسية المنوعة والملونة: اعتقد ان الاحرف والخلفيات الجميلة تعترض الرسائل عادة وتعرقلها لكن الرسائل مع مثل هذه الصيغ دائما تثير اهتمامي. وللقيام بذلك في «آوت لوك» اختر Actions, New Mail Message عن طريق استخدام More Stationery اختر الخلفية التي تريدها لرسالتك واضغط على OK. وفي «آوت لوك اكسبريس» اختر Message, New Message Using واختر واحدا من صيغ القرطاسية المطروحة. لرؤية المزيد من الرسوم والرموز اخترSelect Stationery اختر زر Creat New في علبة حوار Select Stationery لتركيب نسق خاص بك باستخدام ما توفر من اشياء غريبة من القرطاسية.
10 ـ حاول أن تغذي «ثندربيرد» بقليل من «آر اس اس»: بمقدور النسخة 1.5 من ثندربيرد تقصي مواقع «بلوغس» والاخبار وجميع ما يغذيه نظام «آر اس اس» ويرسله. أختر Tools, Account Settings وانقر على Add Accounts واختر RSS News & Blogs وانقر على Next مرتين ثم علىFinish . الان بت جاهزا لاضافة الاخبار الجديدة التي تصل اليك أولا باول. قم باختيار RSS News & Blogs في لائحة ملفات ثندربيرد في الـ «باين» الواقع الى اليسار وانقر على manage Subscriptions ثم Add والصق عنوان موقع تغذية الاخبار على صندوق حوار Feed Properties الذي يظهر.
11 ـ أضف «آر اس اس» R S Sالة «آوت لوك» أيضا: ان الدمج بين آر اس اس مع البريد الالكتروني فكرة جيدة، اذ تقوم مايكروسوفت بدعم ذلك في «نسخة أوفيس 12» من «آوت لوك» التي ستظهر في نهاية العام الحالي. لكن قد لا يتطلب الامر الانتظار الى ذلك الحين. فـ «أتينسا» هي اضافة جديدة مجانية من مايكروسوفت التي تتيح لـ «آوت لوك» سرعة تواكب سرعة آخر ما ترسله «آر اس اس».
12 ـ اخفاء لائحة البريد: من السهولة ارسال البريد الى عدد كبير من الناس في وقت واحد ولكنك قد لا ترغب في ان يدرك هؤلاء أو بعضهم من تلقى هذه الرسالة، اذ يجري نزع العناوين الموضوعة على النسخة الكاربونية العمياء Bcc قبل وصول الرسالة. فعندما تبدأ رسالتك تكون النسخة الكاربونية مخفية عن الانظار ولاستخدامها انقر على السهم القريب من من Options واختر Bcc.
13 ـ تصفية «آوت لوك» (فلترة) بسرعة: من السهل تركيب نظام لـ «آوت لوك» الذي يقوم بتوجيه الرسائل الى ملف وبالتالي يشير بوصولها عن طريق عرض تنبيه أو اشعار بذلك عن طريق الصوت. أنقر باليمين على Message واختر Create Rule واختر التنبيه الذي تريده واختر Action ولدى وصول مثل هذا النوع من البريد تقوم «آوت لوك» بابلاغك ذلك عن طريق النقر باليمين واختيار Follow Up, Reminder ثم اختيار التاريخ والزمن في لائحة Due by.