حافظ على البرامج والتطبيقات المكتبية في أفضل حالاتها

يجري ابلاغ مستخدمي الكومبيوتر المرة تلو المرة، أنه ينبغي المحافظة على برمجيات ويندوز على أفضل وضع وتحديثها لتفادي المشكلات، لكن نظام التشغيل ليس البرنامج الوحيد في كومبيوترك الشخصي الذي يستفيد من عمليات الكشف والتعديل والتحديث المستمرة، لانه إذا ما شرعت برامج وورد وإكسيل وبعض استخدامات مايكروسوفت المكتبية بالتصرف بشكل غريب فان من شأن التحديثات المجانية التي يمكن انزالها من مكتب الشركة على الشبكة المساعدة في ضبط الامور وبالتالي اضفاء نوع من الحماية على كل التطبيقات.

* تحديثات أساسية

* إبدأ عن طريق النقر على وصلة الانزال في الاطار الشفاف Pane الواقع في يسار الصفحة وأختر كلمة «الكشف»Check عن «التحديثاتUpdates (راجع الشكل 1). والخدمة هذه لا تعمل الا مع متصفح «إكسبلورر» للإنترنت، وقد تحثك على إنزال أداة التحكم بـ«أكتف إكس»ActiveX المطلوبة لعملية التحديث هذه. فاذا كانت هذه زيارتك الاولى للموقع فقد يتوجب عليك العودة ثانية لانزال الصفحة مرات عديدة لأنه لا يمكن تركيب جميع الرقع الصغيرة دفعة واحدة. وبعد تركيب جميع التحديثات تصفح نسختك التي أنزلتها من «أوفيس» (المكتب) عن طريق النقر على واحدة من الوصلات القريبة منتصف صفحة التنزيل. قم باختيار وصلات التحديث تحت أسماء «الاستخدمات المكتبية»Office applications . وأي رقع صغيرة تحت عنوان «مهمة جدا» Critical، أو «أمن»Security قد تكون مركبة ربما مسبقا عن طريق تحديث «المكتب» Office update، ومع ذلك فأن من شأن هذه اللائحة أن تعطيك فكرة أفضل عن التحديثات الخيارية المتوفرة لكل برنامج.

وحالما يجري تركيب رقع البرامج والاستخدامات انقر على وصلات «اضف»Add للحصول على البرامج التي تختارها. ولا يحتاج الكثير من الناس الى أداة الترجمة اللاتينية وغيرها من اللغات، لكن جميع مستخدمي برنامج «المكتب»Office سيقدرون «إزالة الاستخدام المحدود المزايا للبيانات المخفية Remove Hidden Data لبرنامج «وورد» و«باور بوينت» و«إكسيل». ومن شأن هذا البرنامج أن يوفر عليك تفادي الكثير من الاحراجات التي قد تنتج من قيامك عرضا في حفظ التعليقات والتغيرات التي قد تحصل في النسخة الجاهزة من المستندات المشتركةshared documents . كما أن الاشخاص الذين يودون وضع اسعار الاسهم في الوقت القريب من الحقيقي في ملفات «وورد» و«إكسيل» سيقدرون «إجراءات الاسهم» لاداة «ريسيرتش تاسك باين توول»Research Task Pane tool التي تقوم أتوماتيكيا بأنزال الأسعار من خدمة الاسعار المالية التي تقدمها «إم إس إن».

* رصد الصيد الاحتيالي

* اذا كنت قد ركبت برنامج «سيرفيس باك 2» التابع لـ «مكتب 2003» أو أي تحديث أخير لـ «راشح البريد الإلكتروني المتطفل Spam 2003 التابع لـ «أوتلوك»، فان الاخير يقوم بمسح الرسائل الإلكترونية الواردة لتعطيها علامات حسب مستوى الثقة من احتمالات الصيد الاحتيالي الكأمنة فيهاPCL . وكلما زادت علاماتPCL كلما زادت احتمالات الاخطار واحتمالات رمي الرسالة في ملف سلة المهملات والبريد المتطفل التي تقوم بعرض الرسالة بالصيغ النصية فقط (تيكست أونلي فورمات) بحيث لا تعمل أي من الوصلات، أو تظهر أي من الصور لدى فتح الرسالة، أو عرضها. ولاعادة تخزين الوصلات والصور، عليك أن تسحب الرسالة بالماوس الى ملف مختلف.

ولكن لسوء الحظ لا تعمل تقنية «أوتلوك» المضادة للصيد الاحتيالي بشكل جيد. ورغم ان من النادر مشاهدة رسالة جرى اعتراضها ومنعها غير أن الاولى منها التي تم رصدها كانت من شركة كبيرة كانت تقوم بشكل روتيني بارسال الاعلانات نزولا عند طلبي كما يقول وودي ليونهارد في مجلة «بي سي وورلد». وقد يكون من الافضل تعطيل هذه المزية عن طريق إختيار «العدد»Tools و«خيارات»Options و«الخيارات المفضلة» Preferences و«البريد النافل» وازالة الاشارة unchecking عن زر الادخال تحتOptions tab، كما ينبغي ألا تقوم بتشغيل الوصلات.

* علامات «باور بوينت»

* ان وضع صورة أو رسم أو خط من الكلمات والنصوص على كل شريحة سلايد لدى القيام بالعروض وفقا لبرنامج «باور بوينت»، هو عملية سهلة لدى استخدام مزية «سلايد ماستر» في البرنامج. فقط افتح ملف العرض وقم باختيار «فيو»View ثم «ماستر» و«سلايد ماستر». ولوضع الصورة ذاتها على جميع السلايدات إختر «ادخل»Insert ثم «صورة»Picture من الملف قبل أن تتوجه الى اختيار Image والنقر على «أدخل»Insert . ولوضع خط من النصوص على جميع السلايدات اطبع النص في داخل احد الاطارات المسماة «مكان التاريخ» Date Area أوFooter Area او «مكان الرقم» Number Area الموجود في الاسفل، أو استخدم عدد الرسم التابعة لـ «باور بوينت» لانتاج إطار حسب الطلب. ثم قم بإختيار «فيو« و«نورمال» normal لتقوم جميع هذه السلايدات باستثناء الاولى منها بالتمسك بالصورة أو النص الذي أضفته.

أما اذا رغبت في وضع صورة أو نص على جميع عروضك التي تقدمها الجديدة، انقر على «ملف»File و«جديدNew واختر تصميم مهيئ سلفاTemplate اذا رغبت الاختيار من التصاميم المهيئة سلفا في الاطار الشفاف الموجود على اليمين. واتبع التعليمات الموصوفة أعلاه لاضافة صورك أو النصوص التي ترغبها، ثم قم باختيار «ملف» قبل الضغط على «إحفظ»Save . وفي Save as type_ drob-down menue اختر «تصميم» Design Template وأطبع على اطار اسم الملف كامة Blank ثم انقر «إحفظ»، إذ انه من الان وصاعدا ستفتح جميع العروض الجديدة بالصورة، أو النص الذي جرى ادخاله. ولازالة هذه من جميع العروض الجديدة قم بالغاء التصميم المهيئ سلفا الفارغ Blank template .