عند البحث في الجيوب بعد رحلة عمل عادة، فإننا نجد فيها الكثير من بطاقات الزيارة والفواتير المكدسة، فضلا عن قصاصات ورق تحتوي على معلومات ضرورية لقواعد المعلومات، وتقارير عن النفقات والمصاريف ووصولات، وغيرها من الاوراق. والتعامل مع مثل هذا الخليط المتعب من الفوضى هذه، هو عملية مرهقة ومؤلمة مثل زيارة طبيب الاسنان! لكن جهاز مسح سطح المكتب الجديد الالكتروني «نيت ديسك» NeatDesk الذي قمت باختباره يمكنه ان يساعدك في هذه المهمة. فهو يضم ماسحة سريعة لصفحات الورق الذي يجري تلقيمه تباعا عن طريق برنامج هو عبارة عن نظام للملفات الرقمية يدعى «نيت» وركس 4.0 الذي يقوم بدوره بتنظيم هذه المعلومات بشكل مرتب وأنيق.
* مسح الكتروني متخصص
* وحاليا تعمل الماسحة هذه عن طريق «ويندو» فقط، اما النسخة التي يعمل عليها «ماك» فمن المتوقع طرحها عام 2009. والآلة هذه تصل من شركة «ذي نيت كومباني» التي مقرها فيلاديلفيا التي غيرت اسمها اخيرا من «نيت ريسيتس». وهذا هو اسم الماسحة الذكية المحمولة ايضا التي منحت الشهرة للشركة ووضعتها على خريطة عالم الاعمال. لكن الجمع بين عتاد «نيت ديسك» وبرنامجها امر مكلف، اذ يبلغ ثمن الجهاز هذا 500 دولار، مما يشكل صدمة بالنسبة لأي شخص يرى الاعلانات عن ماسحات اليوم وسعرها الذي لا يتعدى الـ 100 دولار.
وبالطبع فان «نيت ديسك» هي أداة مسح الكترونية متخصصة قد تجذب اصحاب الاعمال الصغيرة، او الاشخاص من أمثالي الذين يقومون بملاحقة المصروفات والنفقات عن طريق «كويكين»، أو «مايكروسوفت موني». ويمكن ايضا تصدير المعلومات الى برمجيات الحسابات مثل «إكسيل»، او «وورد»، او «تيربو تاكس»، أو «كويك بوكس». او يمكن مزامنة لائحة الاشخاص الذين تتصل بهم مع «أوتلوك» ، او مع دفتر العناوين «بلاكسو» على الشبكة.
ونلقي على الماسحة نظرة عن كثب:
* اساسيات الجهاز
* الماسحة الجديدة هذه ليست مصممة لكي يجري حملها ونقلها بسهولة مثل «نيت ريسيتس». فهي تزن نحو أربعة ارطال (الرطل نحو 453 غراما)، وبحجم الميزان الذي يوضع في الحمام. وهي باللونين الابيض والاسود، وتبدو انيقة على المكتب.
وبمقدور اي ماسحة ان تحول الورق الى صور الكترونية، لكن ماسحة «نيت ديسك» تقوم بذلك عن طريق زر واحد. وفي الواقع يوجد زران في واجهة الجهاز، اما لاجراء عملية المسح المنتظم، او لانتاج ملف «أدوبي بي دي إف» يمكن البحث عنه من المستند الممسوح، في حين يقع مفتاح التشغيل والتوقيف في المؤخرة.
- نصيحة: اقرأ التحذير الذي يطلب اغلاق جميع البرامج والتطبيقات الاخرى قبل تركيب برنامج «نيت». فقد فشلت محاولتي الاولية عندما لم افعل ذلك.
وسارت الامور على ما يرام في غالبية العملية، على الرغم من انه توجب عليّ الاتصال بدائرة الدعم الفني لمعرفة لماذا اواجه صعوبات في مشاركة المعلومات مع «كويكين» . وتقدم «نيت» سلسلة من فيديوات التعليم الجاهزة لتقودك عبر قدرات هذا المنتج.
وقد صممت احدث هذه الآلات بثلاث فتحات مكرسة للبنود التي تحملها داخلها لغرض مسحها، وهي واحدة لادخال بطاقات الزيارة والعمل، والثانية للوصولات، والثالثة للمستندات والوثائق ذات الحجم العادي القياسي. ويمكن وضع 10 بنود من كل نوع في آن واحد، او يمكن عن طريق ازالة صينية تعبئة الورق ومسح 50 وثيقة من حجم ورق الرسائل.
* ما بعد عملية المسح
* بعد ادخال احد هذه الاشياء ينطلق برنامج الملفات الرقمي للخزانة بالعمل ويقوم اوتوماتيكيا بحصاد وتدوير الصور الممسوحة، بحيث تظهر بالشكل الصحيح القائم. ثم يقوم باستخلاص الاسماء والارقام الهاتفية ومجموع المبالغ بالدولار وغير ذلك من المعلومات الاساسية والمهمة من البطاقات والوصولات ليضعها كلها في حقول او مجالات معلوماتية ملائمة. وهو من الذكاء الكافي بحيث يقوم بفرز ضريبة المبيعات الموجودة على وصل التسجيل النقدي.
ولا بد من الاشارة هنا الى ان جهاز «نيت ريسيت» (200 دولار) بطيء وينبغي مسح المستندات واحدا واحدا في كل مرة، لكنه يعمل على برنامج «نيت ووركس» ذاته الذي يعمل عليه «نيت ديسك». والبرنامج ايضا يتحرى اوتوماتيكيا نوع الورق الذي جرى ادخاله. وتستقر الملفات في واحد من السلال الثلاث الموجودة في علبة المواد الواردة المركزية وهي، للوصولات، وبطاقات الزيارة، والمستندات. ويمكن تحريك البنود غير المصنفة من سلة الى اخرى. كما يمكن ايضا مسح طرفي الوثيقة، وبالالوان، او بالابيض والاسود. وكما هو الحال مع الماسحات الاخرى، تستخدم «نيت ديسك» تقنية التعرف بصريا على الحروفOCR المعروفة منذ فترة غير قصيرة. وعلى الرغم من ان التقنية تحسنت عبر السنوات، الا ان اخطاء OCR لا تزال شائعة.
ومسح بطاقات الزيارة يشكل تحديا بشكل خاص نظرا لتصميمها الغريب والوانها وشعاراتها المختلفة. كما وان تخزين الوصولات هو تحد آخر نظرا الى نوعية الطابعات السيئة التي تستخدم لانتاجها. كذلك فشل البرنامج في استخلاص اي تفاصيل من فاتورة فندق «هوليداي إن» التي قمت بمسحها. ومع ذلك كنوع من الموازنة استطاع «نيت ديسك» ان يؤدي عملا جيدا في نقل المعلومات من الصفحات التي جرى مسحها ووضع كل شيء في الحقل الصحيح الخاص به داخل البرنامج.
ويمكن التحقق من الاخطاء وتصليحها في علبة المواد الواردة قبل وضع الوصولات في ملفات الكترونية منفصلة. كما يمكن انتاج ملفات حسب الطلب لوضع المستندات والوثائق داخلها مرتبة حسب رغبة الزبون مثلا، او المشروع، او نوع رحلة العمل، او ما شابه. والماسحة هذه جديرة بالاعتبار بالنسبة الى كل شخص يأمل بتقليص عدد الاوراق المتراكمة لديه ويرغب في الحفاظ على جميع وصولاته منظمة ومصنفة بشكل جيد.
* خدمة «يو اس ايه توداي» ـ خاص بـ «الشرق الأوسط»