يشكل تزايد استخدام الأجهزة اللوحية في ميدان الأعمال المزيد من التحديات الإدارية بالنسبة إلى أقسام تقنيات المعلومات في الشركات، لا سيما عندما يتعلق الأمر بالتطبيقات المستخدمة في الآلات.
والسؤال الذي سيطرح في الكثير من المؤسسات، مع قيام الكثير من الموظفين باستخدام الأجهزة اللوحية في أعمالهم: هل سيسمح لهؤلاء بتحميل أجهزتهم بأي شيء يرغبونه، أم أنه سيجري تقديم مجموعة معينة من التطبيقات الخاصة بالأعمال على شكل «مخزن تطبيقات داخلي»؟
وتشمل المسائل الأخرى ذات العلاقة، مسائل ما إذا كان يتوجب على الشركات تطوير تطبيقات لهذه الأجهزة اللوحية داخليا، أم انتظار الشركات الكبيرة الأخرى المتخصصة في هذه الأمور، للخروج بنسخها الخاصة من هذه التطبيقات، وبالتالي كيفية مكاملة هذه التطبيقات مع بعضها بعضا في نهاية المطاف. ولدى اتخاذ قرارات بشأن أي هي التطبيقات التي يسمح بها بالنسبة إلى الأجهزة اللوحية، فإنه غالبا ما يجري أخذ بعض العوامل في الاعتبار، مثل هدف المؤسسة المعنية، وكيفية استخدام الموظفين لأجهزتهم اللوحية أثناء العمل، وسياسة المؤسسة وأدبياتها. وقد تكون السياسات الحالية للهواتف الذكية مفيدة هنا أيضا.
* إرشادات حول التطبيقات
* وإليك بعض الإرشادات الخاصة بهذه التطبيقات:
* تحديد سياسة واضحة تتعلق باللوحيات في أماكن العمل، بما في ذلك التطبيقات المسموح باستخدامها لأغراض العمل، وكيفية التعامل مع بيانات الشركة ومعلوماتها، في حال ترك بعض الموظفين الشركة، أو فقدان بعض الأجهزة.
* تعزيز الاتصالات والتعاون في ما يخص تطبيقات اللوحيات الجديدة، بحيث يدرك الموظفون بالمؤسسة ما هو متوافر، وما سيتوافر مستقبلا بالنسبة إلى هذه الأجهزة.
* البحث عن شراء كمية من التطبيقات دفعة واحدة كوسيلة للتحكم في النفقات.
* ينبغي معرفة أن الأجهزة اللوحية هي في الأساس أجهزة استهلاكية يستخدمها الكثير من الموظفين للعمل ولأغراضهم الخاصة. لذا من المنطقي فصل البيانات الخاصة عن بيانات العمل. وفي حال احتاجت الشركة إلى شطب هذه البيانات من بعيد، يمكن القيام بذلك عن طريق استخدام برنامج متوافر لدى بائعي إدارة الأجهزة الجوالة.
الأمر الواضح جدا هو أن الأجهزة اللوحية أضحت أدوات مهمة جدا للعمل، مما يعني أن إدارة تقنيات المعلومات ستلعب دورا حاسما في كيفية شراء هذه التطبيقات وإدارتها. ففي نهاية مارس (آذار) الماضي توقعت شركة للأبحاث تضاعف عدد الأجهزة اللوحية المستخدمة في بيئات العمل خلال فترة ثلاثة شهور في نحو 14% من عدد الشركات. وعلى الرغم من أن جهاز «آي باد» هو في الطليعة حاليا، فإن العدد المتزايد من لوحيات «أندرويد» المتوافرة حاليا شرع يترك آثاره على السوق.
يقول فيليب وينثروب، المدير الإداري لمؤسسة «إنتربرايز موبلتي فاونديشن» في بوسطن «إن تطبيقات الأعمال على اللوحيات أضحت ظاهرة وأمرا مهما. فالمؤسسات باتت تدرك أن الكثير من التطبيقات التي تستخدمها الشركات يمكن أن تكون لها صلة أيضا بالأجهزة الجوالة».
وتوصي هذه المؤسسة بقيام المؤسسات باعتماد مخازنها الخاصة بالتطبيقات الموجودة داخل الشركة. وعن طريق العمل من لائحة تطبيقات موافق عليها سلفا، يمكن للشركات ضمان قيام المستخدمين بتنزيل البرامج التي جرى اختبارها والموافقة عليها من قبل المؤسسة وفقا لوينثروب.
* تطبيقات خاصة بالشركات
* قامت شركة «أمريس» الموردة للمعدات الطبية في كندا بتوزيع لوحيات «آي باد» على ممثلي التسويق والمبيعات، ومديري الإنتاج، وغيرهم. وهي تسمح للمستخدمين بتنزيل التطبيقات من مخزن الشركة.. «وعن طريق هذا المخزن نقوم بنشر تطبيقات الشركة المحددة جدا على مستخدمينا»، كما يقول بين فان أوش مدير تقنيات المعلومات في «أمريس».
وحاليا تملك هذه الشركة 16 تطبيقا خاصا بها، واثنين عموميين صالحين لعملياتها جرى اعتمادهما. وتستخدم الشركة تطبيق «EASE» من «أبيريان» كمخزن لتطبيقاتها يدعى «إنفو سنترال»، كما تستخدم «غوود ريدر» من «Good.iWare» كمستودع للوثائق والمستندات. ومن المتوقع أن تنشر في غضون الشهرين المقبلين تطبيقين عموميين أيضا بعد أن يوافق فريق تقنيات المعلومات بالشركة على أنهما مناسبان. وهي حاليا في مضمار تطوير تطبيقين خاصين بها سيجري إطلاقهما منتصف يونيو (حزيران) المقبل. وهنالك 32 مستخدما لـ«آي باد» في الشركة قاموا جميعهم بتنزيل تطبيقات من «إنفو سنترال».. «ونحن ندرس توزيع هذه اللوحيات على أعضاء مجلس الإدارة، وعلى كل مستخدم في الشركة»، كما نقلت مجلة «كومبيوتر وورلد» عن بين فان أوش الذي أضاف «نعتقد أن (آي باد) سيصبح أداة الاتصالات الاستراتيجية للشركة، مقللا من كمية الورق المستخدم لهذا الغرض». ومن فوائد هذه الاستراتيجية تأمين المرونة بالنسبة إلى المستخدمين، فضلا عن الحفاظ على نوع من السيطرة على ما يمكن استخدامه في هذه الأجهزة.
يقول بين فان أوش إن مخزن تطبيقات الشركة «يتيح لنا إدارة نشر التطبيقات انطلاقا من المكتب الرئيسي، وبالتالي تمكين الموظفين من امتلاك العدد والأدوات ذاتها على نطاق العالم كله». وأضاف «وعلى الرغم من أنه لا يتوجب أن يملك هؤلاء العدد والأدوات ذاتها بالضبط، فإننا يمكننا مركزيا تحقيق ذلك بنجاح».
* نموذج تعليمي
* وتتيح بعض المؤسسات الأخرى للأفراد الاختيار من مجموعة من التطبيقات العامة، لكن مع بعض القدرة على التحكم بها، بدلا من تأسيس مخزن خاص للتطبيقات داخل الشركة.
وكانت إدارة منطقة «موريس سكول ديستريكت» في مدينة موريستاون في ولاية نيوجيرسي الأميركية قد شرعت في توزيع أجهزة «آي باد» على المدارس المتوسطة والثانوية منذ سنة ونصف السنة، بحيث أضحت تستخدم حاليا 200 منها، مع النية لزيادة العدد في الأشهر المقبلة. ويستخدم الطلبة والمدرسون هذه الأجهزة لتنزيل الكتب الإلكترونية، والتطبيقات الخاصة بمواضيع معينة، مثل البرمجيات الخاصة بعلم الفلك في صفوف الدروس العلمية.
وتملك إدارة هذه المنطقة هذه الأجهزة، وتقوم بصيانتها، مع ضرورة الموافقة سلفا على تطبيقاتها من قبل دائرة تقنيات المعلومات، أو «المشرفين على المحتويات» ضمن كل مدرسة، كما يقول تيم ماك دايد مدير التقنيات في المنطقة.
وتقوم دائرة تقنيات المعلومات في كلية «مارست» في بوغيبسي في ولاية نيويورك بدعم توزيع اللوحيات على التلاميذ والمعلمين وإداريي الكلية التي تسمح للمستخدمين بتحميل ما يرغبونه على هذه الآلات، شرط الانصياع لسياسة الكلية وأحكامها. وإذا ما حصل أن كان أحد هذه التطبيقات مؤذيا، أو غير متجانس مع الخط العام للكلية، فبمقدور المسؤولين إقفاله، أو الحيلولة دون تنزيله، أو نقله إلى مكان آخر عبر شبكة الكلية. وبعض التطبيقات هنا خاصة بالكلية، مثل خرائط حرمها، ودليل التوجيهات وغيرها. يبقى أن نحو 6% من الأجهزة المستخدمة في شبكة الكلية هي من النوع اللوحي، أو التي تحمل باليد، التي يملكها الطلاب. وغالبيتها من نوع «آي باد»، مع بضع عشرات أجهزة «آي بود تاتش»، أو «أندرويد».