قد تكون معالجة البريد الإلكتروني بشكل صحيح ولائق من الأمور القديمة، ولكن لا يعيب معرفة بعض الأشياء الجديدة، أو غير المعروفة في ما يتعلق بآداب هذه الخدمة.
تقبل البريد المتطفل، فلوائح التوزيع هي من الأمور الحسنة لنشر الكلمة عن أمر أو منتوج ما، لكن تفادى إرسال مثل هذا البريد إلى معارفك، فقد تسبب لك مشكلة إذا كنت تملك قوائم عديدة من المعارف وترسل الرسائل ذاتها إليهم. فإذا كان أحد المعارف يظهر في جميع اللوائح المعنونة «سان فرانسيسكو» و«كاليفورنيا» و«أميركا» و«بقية العالم» مثلا، فإنه قد يتلقى أربع نسخ من البريد المرسل من قبلك.
تمعن في الرد على الشخص، أو الأشخاص، الذي يتلقى «الرد». «الرد على الجميع» Reply to all ميزة قوية، لكن يساء استخدامها من دون أن تتوقع، خاصة إذا ما انطوى الأمر على أكثر من خمسة أشخاص مثلا، في وقت يشكو فيه الناس من طوفان، أو كثرة تلقي بريد لا ضرورة له، ولا معنى. الرسائل التي تقول «إنك خارج المكتب» هي أكثر فائدة مما تتوقع، لأنها توفر على الأشخاص الآخرين كثيرا من الوقت وهم يحاولون الاتصال بك. وتأكد من كيفية عمل هذا النظام بحيث يذهب الرد إلى الأشخاص المعنيين الذين يرسلون رسائلهم، وليس كـ«رد على الجميع» وهو الأمر الذي حذرنا منه أنفا.
إعادة استدعاء الرسالة المرسلة أسلوب لا يمكن تنفيذه إلا في بعض الشركات القليلة، فحالما تضغط على كلمة «إرسال» تذهب رسالتك. فعن طريق إرسال ملاحظة تقول «جو سميث يرغب في استدعاء رسالته ثانية» فأنت تخطر الذين ترسل لهم هذه الرسالة أنك لا تستطيع أن تكتب هذه الرسالة بأسلوب صحيح فحسب، بل إنك لا تستطيع حتى فقه كيفية عمل البريد الإلكتروني ككل أيضا.
لا تنس وقع القلم العادي والورقة. وهذه الأيام سواء كنت ترسل رسالة شكر، أو تهنئة عن طريق القلم والورقة، فإن وقعها وتأثيرها أكبر بكثير مما تتصور من رسالة إلكترونية سريعة.