من إيجابيات المشرفين الخبراء في تقنية المعلومات معرفتهم في كيفية توجيه الجهود الاجتماعية لمؤسساتهم، ودعمها، وبالتالي تفادي الأخطاء التي قد تسبب المشكلات الداخلية والخارجية. وقد كتب الخبراء مؤخرا عن الأساليب التي ستقوم الشبكات الاجتماعية عبرها، بتغيير مهنة «تقنية المعلومات» نفسها. وهم يفترضون أن استخدام المؤسسات للشبكات الاجتماعية سيوسع من دور المهن المختلفة في ميدان تقنية المعلومات، ويغير في كيفية تقديم أسلوب الدعم وإدارته. وبالتأكيد سيتعلم المشرفون التقنيون كل الأمور التي بمقدورهم تعلمها حول منصات الشبكات الاجتماعية، وأفضل الإجراءات لتوجيه ودعم استخدام مؤسساتها وهيئاتها للتقنيات، بما فيها المحظور استخدامه على هذه الشبكات.
* تحديث متواصل 1. لا تسمح بانهيار اشتراكك: التواصل الحسن مع الشبكات يعتمد على الملاءمة والمطابقة وحسن التوقيت، وسواء كان الاشتراك (أو الحساب) مع منصة وسائط اجتماعية داخلية، أو خارجية، فأنت محكوم عليك بعدد المرات التي تقوم فيها بتحديث حسابك والمساهمة بالأحاديث الدائرة التي يمكنك أن تقدم الفائدة فيها. فعلى صعيد حضور المؤسسة ووجودها، سواء كانت «فيس بوك» أو «تويتر»، فإن الأمر يبدو سيئا للغاية، عندما يكون التحديث الأخير عبارة عن «عام سعيد، نأمل أن يكون خيرا على الجميع»، أي أنها جملة تكتب كل سنة مثلا! 2. لا تسمح للأسئلة والقضايا أن تظل عالقة من دون جواب: على الرغم من أهمية إبقاء الحسابات جارية المفعول، فإن من المهم أكثر مراقبة الحسابات ورصدها لمعرفة ما يجري بين مستخدميها، وما يتساءلون حوله، وما يغضبهم ويسرهم، ومن المرجح ألا تكون هنالك قضية تقلق أحد الزبائن أكثر من إبقاء أحد التساؤلات معلقا على الصفحة العامة من الشبكة الاجتماعية من دون جواب، وهذا الأمر لا يهم الشخص المعني فقط، بل جميع الآخرين من المهتمين بالحصول على جواب. إضافة إلى كل ذلك، فإن المعلومات والبيانات المستقاة من الإصغاء النشط، يمكن استخدامها في تفعيل القرارات الاستراتيجية والتجارية.
3. لا تكن غير اجتماعي: الالتزام بوجود الشبكات الاجتماعية يعني الالتزام بها، وهذا ينطوي على التحديثات المستمرة، والمشاركة بالمعلومات السديدة، والتشارك مع الزبائن والشركاء. والبند الأخير قد يكون الأكثر تحديا، لكنه قد يسدد كلفته على مدى الزمن بشكل كبير على صعيد الالتزام بالولاء للصنف، وعندما يتعلق الأمر بأمور مثل الدعم والمساعدة، فإنه يوفي بكلفته مخفضا من النفقات.
* تواصل مع المستخدمين 4. لا تنس الشخص الذي تتحدث إليه: تجري المشاركة بالمعلومات بشكل مختلف وفقا للشبكة الاجتماعية، وطبعا فقد تتغير كل هذه الأمور وأنا في سياق الكتابة، لكن مع «فيس بوك» على سبيل المثال، تجري المشاركة بتحديثاتك وتعليقاتك مع جميع الذين أضفتهم كأصدقاء، وبالنسبة إلى «تويتر»، فأنت تشارك الجميع بالمعلومات، لأن الذين يتابعونك يمكنهم رؤية وتوتاتك وتحديثها تباعا.
5. لا تحسب مسألة الأمن أمرا مفروغا منه: مع الشبكات الاجتماعية العامة مثل «فيس بوك» و«تويتر» و«لينكيدلن» و«غوغل+» تجري التغييرات بشكل ضئيل غير ملحوظ، فالشركات التي تقوم بالأعمال على هذه الشبكات، عليها ضمان أن تتفهم المضاعفات الأمنية والمتعلقة بالخصوصيات الخاصة بكل شبكة، وبالتالي القيام بكل الجهود الآيلة لحماية بياناتها، وتلك الخاصة بزبائنها.
6. لا تكن متناقضا مع ذاتك: الشبكات الاجتماعية تتطلب التزاما كبيرا مع الزمن الذي ينبغي قضاء قسم منه في تأكيد التناسق والتماسك عبر الوجود الاجتماعي ووسائطه الخاصة بمؤسستك، ومثال على ذلك، تأكد من أن السير الذاتية على كل منصة تتضمن المعلومات ذاتها، وعلى الرغم من أن قدرات التراسل تتفاوت عبر الشبكات (140 حرفا في «تويتر»)، فإن الرسائل يتوجب أن تكون متناسقة المضمون ومتماسكة.
* تقديم الفائدة 7. لا تكن ذلك الشخص الذي يشارك فقط في الفيديوهات الترفيهية: على الرغم من الحكم عليك بالوقت الذي تقضيه على الشبكات الاجتماعية، فإن المهم أيضا هو جودة ما تأتي به. شارك بالمقالات والفيديوهات وما ينشر على المدونات وغيرها المفيدة لمؤسستك وصناعتك.. بإيجاز قدم بعض الفائدة، فهذه تغني اسم شركتك والأصناف التي تتعامل بها.
8. لا تعمل من دون سياسة معينة: بغض النظر عن عدد أصدقائك وأتباعك، تعتبر الشبكات الاجتماعية أمرا جديدا لجميعنا، كما أن الأمور تتغير باستمرار؛ لذا ينبغي تطوير سياسة هذه الشبكات، لتوجيه أي من له علاقة باستراتيجيتها، ومن شأن هذه السياسة تأمين الحماية أيضا، كما يتفق الخبراء، لكن عليها أن تعمل أيضا لتشجيع الموظفين للمشاركة في الشبكات وتثقيفهم على القيام بذلك في جو أمين وملائم.
9. لا تسمح لأحد أن يكون ناطقا باسم شركتك: في الوقت الذي تقوم فيه الشبكات الاجتماعية بتوفير المجال للكثيرين، عليك أن تتحكم بالأصوات التي تنطق باسم شركتك. وعلى الرغم من أهمية مشاركة أكثر عدد من الأشخاص من الأقسام المختلفة للشركة، فإنه يتوجب التأكد من أن الشخص الذي يمثلها ملتزم بهذه السياسة وتدرب على تطبيقها.
10. استخدم المنطق السليم: يمكن رسم توجيهات معينة، لكن لا يوجد قانون لوسط اجتماعي يتغير بكثرة، وعندما يعتريك أحيانا بعض الشك، فقد لا تخطئ أبدا إذا أخذت في الحسبان عامل نزاهة مؤسستك وتجردها، وسلامة وأمن وخصوصيات زبائنك، ووضعها في المقدمة.