قد تكون سمعت عن خبير في التنظيم يدعى ديفيد آلان. ساعد آلان على مدى سنوات الكثير من الناس في تنظيم وقتهم والمهام المطلوبة منهم، والأهم من ذلك الرسائل الواردة عبر بريدهم الإلكتروني بطريقة يطلق عليها «إنجاز المهام» (Getting Things Done - GTD).
أتباع هذه الطريقة كثيرون ومتحمسون، حيث ينشئون بمهارة ملفات وبطاقات تعريفية حقيقية ورقمية في إطار تصنيفات متعددة، ثم توضع كل معلومة في ملف. وقد بيعت مئات الآلاف من نسخ كتاب آلان «إنجاز المهام» ويدفع الناس مئات الدولارات كي يستمعوا إليه، لكن المشكلة في كثرة الأنظمة التنظيمية هي أنها تستبدل قلقا بآخر، فملفاتي ليست منظمة بحسب هذا النظام. ليس الهدف هو الوصول إلى حالة من الهدوء والنظام المثالي، لكن قد يكون أفضل نظام هو عدم وجود نظام، بمعنى أن أفضل نظام يتطلب أقل قدر من تغيير السلوك. قد يكون من الضروري القيام ببعض العادات البسيطة، لكن لا يوجد نظام بصرامة نظام «إنجاز المهام». والسبب بسيط، فالتكنولوجيا تستطيع القيام بالكثير من خلال جعل مهام تنظيمية آلية.
* نظام بسيط لدي نظام بسيط من خمس خطوات سأطلق عليه اسم «دع الأمور تسير»، وفي ما يلي كيفية عمله:
1. توقف عن التنظيم وابدأ البحث: رأيت أن أفضل الشخصيات في جيلي دُمروا بفعل ملفات البريد الإلكتروني والبطاقات التعريفية. هذه الطريق واعدة، فقد كانت وسيلة لتقسيم بريدك الإلكتروني إلى أجزاء منطقية. لكن عيبها هو الصيانة واستمرار كفاءتها. ماذا لو لم تخزن إحدى الرسائل في الملف الخاص بها؟ ماذا لو لم يتم تصنيف إحدى الرسائل بالشكل المناسب واختفت بسبب عملية التنظيف الاعتيادية لبيانات البريد الإلكتروني؟
يتطلب الحفاظ على نظام خاص بالبطاقات التعريفية أو الملفات انتباها ويقظة مستمرة. لحسن الحظ تجعل التكنولوجيا الملفات والبطاقات التعريفية قليلة الأهمية إذا كانت عديمة الفائدة.
عندما تبحث عن شيء فأنت تبحث عن شيء محدد مثل رقم تأكيد الرحلة أو دعوة إلى العشاء وكشف حساب بنكي. تتضمن كل البرامج الخاصة بالبريد الإلكتروني وأنظمة التشغيل تقريبا خاصية بحث قوية يمكنها التقاط ورصد أي رسالة تحتوي على الكلمة أو الرقم أو العبارة التي تبحث عنها. ستتمكن بفضل خاصية البحث العالمية في «ويندوز 7» من العثور على أي رسالة بالبريد الإلكتروني مخزنة على جاهز الكومبيوتر الخاص بك، وكذلك «ماك أو إس إكس سبوت لايت». تتيح لك كل الخدمات الأساسية في البريد الإلكتروني «ويب» العثور على رسالة من خلال المرسل أو الموضوع أو نصها.
قد يكون الاحتفاظ بملف فكرة جيدة في حالة بحثك عن أكثر من شيء عندما يكون لديك رسائل بالبريد الإلكتروني متعلقة بمشروع طويل الأجل مثل إجازات الأسرة أو تجديدات المنزل. لكن في أكثر الأحوال يمكنك الإبقاء على حالة الفوضى في بريدك الإلكتروني.
ملاحظة: ضع في اعتبارك أن الحل المتمثل في البحث لن يجدي في حالة الرسائل المخزنة على الهاتف الذكي الخاص بك. إذا كنت من مستخدمي الـ«آي فون» على سبيل المثال سيتيح لك تطبيق «أبل ميل» البحث في الخانة الخاصة بالمرسل والمستقبل والموضوع، بينما يظل نص الرسالة مجهولا. إذا كنت تستخدم مزود خدمة بريد إلكتروني مثل «جي ميل»، يمكنك البحث عن كلمات في نص الرسالة باستخدام تطبيق «غوغل» أو التصفح في موقع الهاتف.
2. حجب الرسائل: كن قاسيا عندما يتعلق الأمر بالحجب. يمكنك جعل عملية تنظيم البريد الإلكتروني أسهل إذا قللت من كمية الرسائل غير المرغوب فيها الواردة عبر البريد الإلكتروني. ولتحقيق ذلك احجب المرسل. فرغم أنه تصرف فظ فهو رفيق دربك في هذه المعركة المستمرة.
بالطبع من الضروري حجب مرسلي الرسائل غير المرغوب فيها، لكن ما سبب التوقف عند حد معين؟ يمكن حجب أشخاص ومؤسسات شرعية، بل وينبغي القيام بذلك، كذلك يمكن حجب تجار الكتالوغات، الجماعات السياسية التي تستمر في إرسال رسائل بعد انتهاء الانتخابات أو الاستفتاء. كريس أندرسون الذي نشر يوما عناوين البريد الإلكتروني لموظفي العلاقات العامة الذين حجبهم لإرسالهم هراء. لقد كانت قائمة طويلة تضمنت أسماء أشخاص لهم حسابات منشأة وفق القواعد المعمول بها. وقد صُدم هؤلاء لدى معرفتهم بأن رئيس تحرير «وايرد» لم يقرأ ما أرسلوه على مدى سنوات. وينبغي على الذين يعانون من تكدس صندوق البريد الوارد أن يضعوا صورة أندرسون بجانب شاشات أجهزة الكومبيوتر الخاصة بهم.
هل سيكون إيقاف الاشتراك في قوائم مراسلة متعددة أو تغيير الإعدادات في مواقع محددة تصرفا أكثر إنسانية؟ على الأرجح، لكن يستغرق هذا وقتا أكثر ولا يوجد ما يبرر مراعاتك لشعور شخص أو موقع قرر أن يمطرك بوابل من المخلفات.
هناك فكرة أخرى هي استخدام صندوق البريد الوارد المناسب للرسالة المناسبة. لدينا هذه الأيام أكثر من شكل واحد لصندوق البريد، ليس فقط حسابات بريد إلكتروني شخصية أو خاصة بالعمل. لـ«فيس بوك» صندوق بريد إلكتروني وكذلك «تويتر» و«لينكيد إن» و«غوغل +» وخدمات أخرى.
في أكثر الحالات تراسلك هذه الصناديق عندما تستقبل رسالة أو عند حدوث أي شيء في الحساب. أفضل إغلاق هذه الخاصية والإبقاء على تلك الرسائل على المواقع ذات الصلة.
3. بناء حصان رقمي: غالبا ما يكون صندوق البريد الإلكتروني أكثر من مجرد مساحة للاطلاع على الرسائل، إذ يمكن أن يستخدم كقائمة بالمهام المطلوب إنجازها. من الأمثلة على ذلك إرسال المستخدمين رسائل إلى أنفسهم للتذكير بمهمة أو أمر. لكن ماذا عن الرسائل المرسلة من أشخاص آخرين؟ قد تستقبل رسالة من شخص تريد متابعة ما يرسله لكن ليس في تلك اللحظة. إذا تركتها في صندوق بريدك ستخاطر بانتقال مكان الرسائل إلى النهاية، وبالتالي لن تراها وتنسى أمرها.
لحسن الحظ أن هناك مواقع وبرامج ملحقة يمكنها تنظيم بريدك الإلكتروني وتجعل الرسالة تظهر مرة أخرى أعلى صندوق البريد الوارد في تاريخ محدد. تتيح لك خدمات مثل «نادج ميل» (Nudgemail) و«فولو أب» (Followup) و«فولو أب ذين» (Followupthen) و«بوميرانغ» (Boomerang) تحديد موعد عودة ظهور رسالة كأنها واردة لتوها في صندوق البريد من خلال السماح لك بإعادة إرسالها إلى نفسك في وقت لاحق يتراوح بين ساعة وأسابيع أو أشهر.
4. صندوق عناوين: استخدم صندوق بريدك الإلكتروني كسجل عناوين. يمكن توفير الوقت والجهد الذي يُنفق في تجميع أرقام دليل معارفك. إذا تمكنت من حفظ كل الرسائل الإلكترونية سيكون لديك قاعدة بيانات هائلة يمكن البحث فيها تتضمن كل الأشخاص الذين راسلوك. إذا كنت تستخدم برنامج «أوت لوك» يمكنك التفكير في الحصول على برنامج «زوبني» (Xobni) الذي يسجل المهام الخاصة بسجل العناوين آليا في كل مرة تستقبل فيها رسالة عبر البريد الإلكتروني.
عندما تحتاج بعد ذلك إلى الاتصال بأحدهم ما عليك سوى البحث عن اسمه. وإذا كنت لا تعرف اسمه يمكنك البحث عن اسم الشركة التي يعمل بها أو المجال الذي تعمل به تلك الشركة.
من الآثار الجانبية المحببة لهذا النظام هو التعديل والتحديث المستمر له. سترى آخر رسالة وصلت إليك من ذلك الشخص. ويعد هذا أمرا رائعا لأن الناس قد يغيرون وظائفهم ومزود خدمة البريد الإلكتروني، في الوقت الذي لا تعدل فيه قائمة معارفك. عندما تنتهي من مهامك عليك القيام بأمر آخر.
5. اصنع السلام الخاص بك: إن هذا النظام ليس محصنا، فلا يوجد نظام في العالم محصن. من الجوانب الأساسية للتعامل مع البريد الإلكتروني هو معرفة أن هناك الكثير من الرسائل، وسيظل الأمر هكذا دوما، لذا استرخِ ولا تقسُ على ذاتك. لم يكتب راينهولد نيبور كتاب «سيرينتي براير» للتعامل مع آلام البريد الإلكتروني، لكن المذهل أنه يصلح لتلك الحالة. وجاء في الكتاب: «إلهي، امنحني السكينة حتى أتقبل الأمور التي لا أستطيع تغييرها، والشجاعة حتى أغير الأمور التي أستطيع تغييرها، والحكمة لأتمكن من التمييز بينها».
*خدمة «نيويورك تايمز».