أسست مؤلفة هذا الكتاب «جولي مورجنشترن»، مركز «تاسك ماستر» لاستشارات التنظيم وإدارة الوقت، الذي يقدم خدمات للأفراد والمؤسسات. ومن عملائها ذائعي الصيت: «أمريكان إكسبرس»، و«ميكروسوفت»، و«آي كيه إي إيه»، و«ميامي هيت».
وقد ألفت «جولي مورجنشترن»، كتاب «التنظيم من الداخل إلى الخارج» الحاصل على أفضل المبيعات، وألفت أيضاً «إدارة الوقت من الداخل للخارج»، وهي تقوم بتحرير عمود شهري في مجلة «أوبرا» كما تعتبر من الضيوف المهمين للعديد من برامج التلفاز والراديو.
كتاب جولي مورجنشترن الأخير «لا تقرأ بريدك الإلكتروني في الساعات الأولى من الصباح»، يمكن في رأينا أن يؤثر على حياتك بشكل كبير. ولنبدأ بالمهم، فنصيحة «جولي مورجينشترن» بخصوص عدم قراءتك البريد الإلكتروني نصيحة تبدو مهمة جداً. للوهلة الأولى، تظن أن تلك النصيحة تمنعك من متابعة المهام اليومية الجديدة، ولربما تفقدك فرصا لعملاء محتملين، ومهمين إذا كنت تعمل في قسم المبيعات أو التسويق. ولكن عندما تدرك الأشياء التي تمنعك عنها تلك العادة ـ قراءة البريد الإلكتروني في الساعات الأولى من الصباح ستجد أنها تستحق التجربة والتنفيذ، وسرعان ما ستصعق من النتائج الإيجابية التي يحققها تنفيذ تلك النصيحة. فأنت ستركز اهتمامك على التخطيط الاستراتيجي بدلاً من مراجعة بريدك الإلكتروني، وستجد أن مبيعاتك، وكفاءتك في العمل، أياً كانت وظيفتك وأياً كان موقعك المؤسسي، قد ازدادت إلى حد غير مسبوق. الحق أن استراتيجيات «مورجنشترن» من شأنها أن تحسن معدل إنتاجيتك ومستوى العلاقات التي تكونها في مكان العمل إلى الحد الأقصى. فتلك الاستراتيجيات تتيح لك أن تستعيد تحكمك في ساعات العمل، الأمر الذي نفتقده جميعا في ذلك العصر الذي يتسم بالسرعة. والأهم أن تلك الاستراتيجيات تساعدك على إدراك متطلبات التوازن الضروري بين الحياة الوظيفية، والحياة الشخصية، وتعطيك تصريحاً لترك العمل لوقت العمل، والالتفات للضروريات الشخصية عندما تكون في إجازة أو في غير أوقات العمل. في كتابها، تشجع «مورجنشترن» على بداية المحادثات بـ«هل يمكنني مساعدتك؟»، بدلاً من «مرحباً بك»، لأن تعبير «مرحباً بك» يعطي انطباعاً عاماً بأنه دعوة مفتوحة للثرثرة وعدم التركيز على الموضوع. أما «هل يمكنني مساعدتك؟»، تجعل الطرف الآخر يركز سريعاً على النقطة التي يود مناقشتها. وتلك طريقة بالغة الحرفية، ومن شأنها أن تقود كل من العاملين والعملاء إلى صلب الموضوع مباشرة، وهي في ذات الوقت، ليست متكلفة، ولا تتنافى مع قواعد اللباقة التي يجب أن يتحلى بها المحترف، وتمكّن أيضاً من اختصار وقت المحادثة إلى حده الأدنى. ومن نصائح «مورجنشترن» البارزة أيضاً، تلك التي تتحدث عن إنجاز المهمات. فالمؤلفة تقول ان الفرصة الوحيدة الحقيقية التي تملكها في اختيار أهم المهمات التي يتعين عليك إنجازها تكمن في كتابة قائمة بجميع المهام التي ينبغي إنجازها في نفس المقام. وعلى أية حال، فتحديد الأولويات مسألة نسبية تماماً. والسؤال هنا هو: «ما هي المهمة الأكثر أهمية نسبياً، مقارنة ببقية المهمات؟»، وإذا استطعت القيام بالخطوة الأولى، وهي عملية التحديد، ستقوم بتنفيذ باقي الخطوات بتلقائية شديدة، وبدون متاعب.
«تحكم في معدل التأخير»: واحدة من نصائح «مورجنشترن» شديدة الأهمية. قم بتحديد أوقات غريبة ودقيقة لبداية الأشياء، فتستطيع التحكم في معدل التأخير، فاحتمال تأخير شخص عن اجتماع يبدأ في الحادية عشرة وسبع وعشرين دقيقة يقل كثيراً عن احتمال تأخر الشخص نفسه عن اجتماع يبدأ في الحادية عشرة والنصف. وهي تنصح بتعيين شخص مسؤوول عن مراقبة الوقت في كل الاجتماعات، وحساب معدل التأخير في الأوقات المختلفة للاجتماعات.
وهي تنصحك ايضاً بأن تحوّل «لكن» إلى «و». فاختيارك للكلمات من شأنه إحداث فارق كبير. قم بدور المحذر لا المجادل. وعلى سبيل المثال، افترض أن هناك عميلا يطالبك بخفض الميزانية. لا تقل له: «ولكن ذلك سيؤدي بالتالي إلى خفض الجودة»، بل وافقه وحذره بقولك: «كما تريد، وذلك من شأنه خفض الجودة أيضاً... متى يمكننا خفض الميزانية؟». افترض أن مديرك يطالبك بتولي مهمة ما أنت غير مستعد لها لأنك تمتلك من المهام ما يثقلك. لا تقل له: «ولكنني لن أستطيع تسليم العمل المطلوب غداً»، بل حاول أن تقول له: «حسنا، وبخصوص تسليم العمل غداً... أهناك من سينفذه ويسلمه بدلاً منّي؟ الخلاصة: ركز على الحلول لا الجدال».
يتكون الكتاب من تسعة فصول تدور جميعها في محور تحديد مشاكل العمل، وما إذا كانت ترجع إلى الشخص أم العمل نفسه، وتفعيل التوازن بين العمل والحياة الشخصية، والتفكير بعملية، واختيار أهم المهام، وخلق الوقت اللازم لإنجاز المهام، وتنظيم سرعة التغيير، والتحكم في مهارات التفويض، والقدرة على العمل مع الآخرين، وتفعيل القيم التي يتمتع بها الشخص. وخلال التسعة فصول، ستجد أربعا وثلاثين استراتيجية تساعدك على حل المشكلات التي تتعلق بالعمل، وتحديد العوائق التي تعرقل طريق حلها بالشكل المناسب، وأيضاً، طرق عملية تساعدك في التغلب على تلك العوائق، وإزالتها. وخلال طريقة المؤلفة المتميزة التي تتبع أسلوب «من الداخل إلى الخارج»، يستطيع القراء حل المشكلات التي تتعلق بعلاقة الحياة الشخصية بالحياة الوظيفية بسرعة وكفاءة شديدتين.