السكرتير الصحافي للبيت الأبيض هو مسؤول كبير في الإدارة الأميركية، ويكون بمثابة الناطق باسم الإدارة الحكومية. وهو أيضا المسؤول عن جمع المعلومات عن الأعمال والأحداث داخل إدارة الرئيس الأميركي والقضايا وردود فعل الإدارة الأميركية على التطورات في جميع أنحاء العالم. والسكرتير الصحافي يتفاعل مع وسائل الإعلام، ويتعامل مع صحافيي البيت الأبيض على أساس يومي، عامة في موجز صحافي يومي.
وإذا أراد مسؤول الاتصالات أو السكرتير الصحافي أن يكون متحدثا رسميا فعالا، فيجب عليه أن يقيم علاقة عمل وثيقة تقوم على الاحترام المتبادل مع المسؤول الحكومي الذي يعمل معه، سواء أكان رئيس وزراء، أو رئيس دولة، أو وزيرا، أو محافظا إقليميا أو رئيس بلدية. يجب أن يكون المتحدث الرسمي ملما بجميع معتقدات المسؤول، وأن تتوافر له الإمكانية للاتصال المباشر به، وأن يكون قادرا على الدخول إلى الاجتماعات ومقاطعتها للإعلان عن أنباء عاجلة دون المرور عبر منسق الاجتماع أو أي مساعد آخر. وفي حين أن هذه المرونة يمكن أن تؤثر على برنامج العمل المنظم، فهي تؤدي إلى تمكين الحكومة من الاستجابة بسرعة للمسائل الإعلامية. وعلى المتحدث الرسمي أن يقوم بدور مماثل مع هيئة الموظفين، كبار الموظفين والموظفين العاديين، الذين يحتاجون في كثير من الأحيان إلى الحصول على المعلومات بسرعة. وأحد الشكاوى التي تترد كثيرا في أنحاء العالم هي أن الموظفين الحكوميين لا يستجيبون لطلبات الحصول على معلومات من موظفي المكتب الصحافي الذين يحاولون مساعدة المراسلين في إعداد تقاريرهم الإخبارية. وما لم يتم التأكيد على أهمية دور الصحافة من جانب كبار المديرين لموظفيهم، فلن يتم أبدا الإقرار بقيمة هذا الدور.
وكان الرئيس الرابع للولايات المتحدة جيمس ماديسون ذكر عام 1822 أن «وجود حكومة شعبية من دون توفير معلومات شعبية أو وسيلة للحصول عليها ما هو إلا مقدمة لمهزلة أو لمأساة، أو ربما للاثنين معا». وبعد أكثر من مائة عام، قال الرئيس الخامس والثلاثون للبلاد جون كيندي: «إن تدفق الأفكار، والقدرة على اتخاذ خيارات مطلعة، والقدرة على النقد، وجميع الافتراضات الأخرى التي ترتكز إليها الديمقراطية السياسية، تعتمد إلى حد كبير على الاتصالات». كان هذان الرئيسان يتحدثان حول كيفية عمل الديمقراطية. وقد أصبحت كلماتهما حتى أكثر صدقا اليوم في قرن المعلومات القرن الحادي والعشرين.
وبغض النظر عن الحزب الذي تنتمي إليه الإدارة الرئاسية، يبدأ السكرتير الصحافي للبيت الأبيض عادة يومه أو يومها مبكرا جدا، وذلك بإلقاء نظرة خاطفة على المطبوعات والأخبار المنشورة على الشبكة الإلكترونية في منزله أو منزلها، كما يقوم أيضا بالاستماع إلى نشرات الأخبار الإذاعية. هذه البداية المبكرة تعطي للمتحدث الرسمي فكرة جيدة عن القضايا التي ستتم تغطيتها من قبل الصحافيين والأسئلة التي سيطرحونها عليه بشأنها خلال ساعات النهار. الدوام في المكتب يبدأ نحو الساعة السابعة والنصف صباحا باجتماع مبكر يحضره كبار الموظفين في البيت الأبيض، ويضم الاجتماع عادة رئيس هيئة الموظفين لدى الرئيس، والنواب الرئيسيين وكبار المستشارين. وقد وصفت ذلك مارثا جوينت كومار في كتابها «إدارة رسالة الرئيس»: «عملية اتصالات البيت الأبيض على أنه اجتماع اتخاذ القرار. ثم يتبع ذلك اجتماع ثان أكبر منه بكثير. وهو ضعف الحجم ويضم الأشخاص الذين يديرون مختلف عمليات البيت الأبيض وهو بشكل عام عبارة عن اجتماع إعلامي يركز على البحث في النشاطات المتوقعة وقضايا الساعة». ويتركز اهتمام السكرتير الصحافي في اجتماع العمليات على الأنباء التي يتوقع ظهورها خلال ساعات النهار والرسائل التي يأمل أو تأمل تواصلها. ويعقب السكرتير الصحافي هذين الاجتماعين باجتماع آخر مع هيئة الموظفين في مكتبه أو مكتبها يتم البحث خلاله في الأخبار الرئيسية: ماذا يتوقعون وما الرسالة التي يودون توصيلها؟ وقد يعقد المتحدث الرسمي مؤتمرا صحافيا غير رسمي مع المراسلين الذين يغطون عادة البيت الأبيض لتبادل المعلومات حول جدول أعمال الرئيس والرسالة التي يود نقلها في ذلك اليوم ومواضيع المراسلين المحتملة.
ويقضي السكرتير الصحافي الحيز الأكبر من بقية ساعات الصباح في الاستعداد للمؤتمر الصحافي التلفزيوني المسائي. أما نائب السكرتير الصحافي ومساعد السكرتير الصحافي، فيتوليان متابعة المواضيع والمسائل المثيرة للاهتمام والهيئات الحكومية ويقضيان ساعات الصباح في جمع المعلومات لمساعدة السكرتير الصحافي في الإجابة عن الأسئلة المتوقع طرحها في المؤتمر الصحافي التلفزيوني. وعادة ما يعقد السكرتير الصحافي أو نائب السكرتير الصحافي مؤتمرات يومية مشتركة عبر الهاتف مع نظرائه أو نظرائها في وزارتي الخارجية والدفاع ومكتب شؤون الأمن القومي وما سواهما، لصياغة رسالة موحدة حول قضايا الشؤون الخارجية. يتم عقد المؤتمر الصحافي اليومي عادة في وقت مبكر من بعد ظهر ذلك اليوم، ويتم بثه على الهواء مباشرة وإرساله إلى مختلف المؤسسات الحكومية الأميركية وإلى زعماء العالم، وكذلك نشره على موقع البيت الأبيض بصيغة نص مكتوب وعلى شكل تسجيل فيديو مصور. كما تقوم بعض القنوات التلفزيونية السلكية ببث المؤتمر على الهواء مباشرة.
وفي أعقاب المؤتمر الصحافي، يقضي السكرتير الصحافي وكادر الموظفين لديه معظم بقية ساعات النهار في الإجابة عن الأسئلة التي يتلقاها من المراسلين الصحافيين وحضور اجتماعات مع الرئيس وكبار الموظفين الآخرين. وفي نهاية اليوم، يجري عادة عقد اجتماعات ختامية مع كبار موظفي البيت الأبيض لمراجعة الأخبار والأحداث التي طرأت خلال اليوم والتنبؤ بما يطرأ، ثم يبدأ الروتين من جديد في صباح اليوم التالي.