تحظى مراسم الاستقبال والتوديع في القمم الخليجية باهتمام كبير لدى الشارع الخليجي، وهو أمر مرده ان الخليجيين يطلقون تكهناتهم وتحليلاتهم وفق طريقة الاستقبال والحفاوة بين المضيف والضيف على الرغم من أن هذه المراسم لا تزيد عن كونها بروتوكولات لا تعكس في كثير من الأحيان شيئا على أرض الواقع.
وتبث القنوات التلفزيونية الحكومية كافة مراسم وصول قادة دول مجلس التعاون على الهواء مباشرة، والتي قد تستمر على مدار أكثر من ساعتين، من لحظة هبوط الطائرات أرض المطار، ثم نزول القادة والوفود المرافقة لهم، ثم لقطات مراسم الاستقبال.
وبحسب المراسم المعدة لاستقبال قادة دول الخليج، فسوف ينزل القادة وأعضاء الوفد الرسمي من السلم الأمامي للطائرة حيث تجرى لهم مراسم الاستقبال الرسمية، فيما يجري نزول بقية المرافقين من السلم الخلفي للطائرة، وتقدم لهم مراسم الاستقبال الرسمية.
وبعد وصول القادة يتوجهون، بصحبة أمير قطر، وبرفقتهم الوفود الرسمية، إلى قاعة التشريفات لتقديم الضيافة، كما يتوجه بقية أعضاء الوفود إلى السيارات المخصصة لهم لنقلهم إلى أماكن إقامتهم. ثم يودع الشيخ حمد بن خليفة آل ثاني أمير قطر قادة دول مجلس التعاون لدى مغادرتهم القاعة الأميرية إلى مكان اقامتهم.
وترافق كل من القادة بعثة شرف مكونة من وزير ومندوب من التشريفات الأميرية ومرافق عسكري. وتودع بعثات الشرف المرافقة لقادة دول المجلس لدى وصولهم إلى الأجنحة الخاصة بهم، ويبقى برفقة الوفود عضو التشريفات والمرافق العسكري طوال مدة انعقاد المؤتمر.
وسيقيم قادة دول مجلس التعاون وأعضاء الوفود الرسمية المشاركة في المؤتمر في فندق شيراتون الدوحة، فيما تقيم الوفود المرافقة والوفود الإعلامية في فندق الفورسيزن والريتز كارلتون، أما فندق الماريوت فقد خصص لإقامة ملاحي الطائرات الخاصة بقادة دول المجلس.
وخلال الجلسة الافتتاحية اليوم، والتي ستعقد في قاعة المجلس بفندق الشيراتون، سيتم تخصيص مقعد لرئيس الدولة على طاولة الاجتماعات عليها سبعة كراسي، فيما سيتم تخصيص ثمانية مقاعد للأعضاء الرسميين من كل وفد ممن يحملون الشارة الفضية، وخصصت ثلاثة مقاعد معينة لرؤساء التشريفات والمراسم والأمن.