عقدت اللجنة التأسيسية لهيئة الصحافيين السعوديين اجتماعا لها في مقر جريدة «الجزيرة» بالرياض بحثت خلاله عددا من الجوانب المتعلقة بعمل اللجنة. والملاحظات القانونية التي برزت في الآونة الأخيرة فيما يتعلق باجتماع الجمعية العمومية وآلية التصويت، وبيانات الذين تقدموا لعضوية الهيئة، وعضوية مجلس الادارة، حيث اتضح وجود أسماء من بين الذين تقدموا ليست لها صفة العمل الصحافي.
وتقرر في هذا الاجتماع تشكيل لجنة مشرفة على الانتخابات تقوم بالمهام التالية:
ـ النظر في جميع بيانات المتقدمين لعضوية الهيئة ومجلس الإدارة واستبعاد من لا تنطبق عليه الشروط التي سيتم تحديدها بوضوح من وجهة النظر القانونية والمهنية.
ـ تصميم استمارة الانتخاب.
ـ إعداد القائمة النهائية بأسماء المقبولين تمهيدا لإعلانها.
ـ الإشراف على إجراءات الانتخابات وآلياته.
وتتكون هذه اللجنة من عضوين من وزارة الإعلام، وعضوين من الغرفة التجارية ممن لديهم خبرة في الإنتخابات، وثلاثة أعضاء من اللجنة التأسيسية.
واتضح عدم قانونية إجراء التصويت عبر الإنترنت أو الهاتف أو الفاكس لمن لا يستطيع الحضور لمقر الانتخابات لمخالفة هذا الإجراء للوائح. لأن من شروط عقد اجتماع الجمعية العمومية حضور غالبية أعضاء الهيئة لمقر الاجتماع، والتصويت عبر هذه الآليات يؤدي الى التراخي وعدم المشاركة حضوريا. وأحقية التصويت لمن حضر أو أناب عنه عضوا آخر إنابة خطية مصدقة من جهة العمل. ولهذا تقرر تأجيل عقد اجتماع الجمعية العمومية الى يوم الاثنين 15 صفر 1425 هـ الموافق 2004/4/5 في مدينة الرياض على الساعة العاشرة صباحا على ألا يتجاوز عمل لجنة الانتخابات يوم السبت 29 محرم 1425هـ الموافق 2004/3/20. وفي حالة عدم اكتمال النصاب عند عقد الاجتماع الأول للجمعية العمومية وهو حضور أكثر من نصف الأعضاء، يتم تأجيلها أسبوعين ثم تعقد بمن حضر.
ويجوز لمن يرغب التسجيل في الهيئة أو عضوية مجلس الإدارة ليتقدم بطلبه للإنضمام للهيئة حتى 24 محرم 1425هـ الموافق 15 مارس (آذار) 2004. كما تقرر إنشاء موقع للهيئة تنشر عليه لائحة هيئة الصحافيين السعوديين.