بدأت مؤسسات الطوافة الأهلية والبالغ عددها ست مؤسسات، في تنفيذ خططها التي أعدتها لتقديم خدماتها للحجاج الذين تتشرف بخدمتهم في موسم حج هذا العام، وذلك بعد اعتمادها من وزير الحج الدكتور فؤاد بن عبد السلام الفارسي. وقامت هذه المؤسسات بتوفير نحو 500 مكتب خدمة ميدانية لخدمة مليون و600 الف حاج من المتوقع وصولهم هذا العام من مختلف الدول.
وتواجه بعض المؤسسات رغم الاستعدادات الكبيرة لخدمة ضيوف الرحمن، بعض المشاكل تتركز معظمها في المساكن، الأمر الذي علق عليه خالد علي سابق، منسق وحدة العلاقات العامة في مؤسسة جنوب آسيا، بالقول «هناك عائق وحيد نتمنى تجاوزه، وذلك من خلال إسناد توفير المناطق والمساكن في مكة الى البعثات حتى لا يكون هناك لبس في نوعية تصنيف الخدمة المقدمة من قِبل بعض البعثات، الأمر الذي أتوقع أن المؤسسات هي الأحق بالقيام بذلك الدور». وأبان سابق «ان مؤسستهم ستستقبل هذا العام 500 الف حاج ثلث الحجاج تقريبا من ست دول هي الهند وباكستان وبنغلادش وميانمار (بورما)، وأفغانستان، إضافة الى سري لانكا، وحجاج تلك الدول في دول الخليج العربي». من جانبه أبان الدكتور طلال قطب، رئيس مؤسسة مطوفي حجاج إيران، لـ«الشرق الأوسط»، ان مؤسستهم ستستقبل هذا العام 100 ألف حاج إيراني، كما أنهم حرصوا خلال الفترة الماضية على تلافي الصعوبات والمعوقات التي واجهوها خلال مواسم الحج، ولعل أبرزها نقطة توزيع الحجاج بعد أداء مناسكهم في منطقة الهجرة، التي تم حلها بوضع علامات على الحافلات الناقلة تحدد أماكن وتوزيع المساكن لكل مجموعة، الأمر الذي يسهّل على الحاج ويقلل من مدة انتظاره، ومشيرا إلى زيادة العاملين هذا العام بنسبة تفوق 15 في المائة عن العام الماضي.
وكانت مؤسسات الطوافة قد بدأت الاستعداد لموسم حج هذا العام منذ انتهاء الموسم الماضي، حيث قامت كل مؤسسة بدراسة التقارير الواردة عن الموسم المنصرم للأخذ بما ورد فيها من ايجابيات ودعمها ومعالجة ما ورد من ملاحظات وتلافيها في الموسم الحالي، كذلك عقد العديد من الاجتماعات المتواصلة لمناقشة كافة الأمور المتعلقة بخدمة الحجاج، وعقد العديد من الاجتماعات مع الجهات المعنية لبحث سبل التعاون والتنسيق وتكاتف الجهود والعمل بروح الفريق الواحد لأداء هذه الخدمة التي انعم الله بها على قادة وشعب هذه البلاد المباركة، بلاد الحرمين الشريفين.
كما قامت كل مؤسسة باستقبال بعثات الحج الخاصة بحجاجها وبحثت معهم كل ما يتعلق بالحجاج وبالخدمات التي تقدمها المؤسسة لهم، إضافة إلى تعريفهم بالتنظيمات والتعليمات الخاصة بموسم حج هذا العام، والتأكيد على ضرورة التقيد والالتزام بها.
وركزت المؤسسات في خططها وبرامجها على توفير أفضل الخدمات والارتقاء بمستوى الأداء لتحقيق كل ما يمكّن وفود الرحمن من أداء نسكهم بكل يسر وسهولة وراحة واطمئنان، وتقديم هذه الخدمة بالصورة التي تتوافق مع تطلعات ولاة الأمر الذين يحرصون كل الحرص على توفير وتحقيق الرعاية الشاملة لحجاج بيت الله الحرام منذ وصولهم إلى هذه الديار المقدسة حتى يعودوا إلى ديارهم سالمين، وبما يتواكب مع ما تبذله الدولة من جهود وتسخره من إمكانات وتجنده من طاقات بشرية وآلية وتنفذه من مشروعات وتنفقه من أموال في سبيل خدمة وفود الرحمن.
مع الأخذ في الاعتبار إسناد خدمة فئة من الحجاج لها الحرص على تأهيل وتدريب منسوبيها من خلال عقد العديد من البرامج والدورات التدريبية لتأهيلهم وتدريبهم على تقديم أفضل الخدمات وكيفية التعامل مع الحجاج، كما عملت على استخدام أحدث وسائل التقنية في أداء هذه الخدمة حرصا منها على إنهاء كافة الإجراءات المتعلقة بالحاج في أسرع وقت وتسجيل كافة بياناته بالحاسب الآلي للعودة إليها في أسرع وقت عند الحاجة. وتضم كل مؤسسة عددا من مكاتب الخدمة الميدانية، حيث يقوم كل مكتب من هذه المكاتب بتقديم الخدمات لمجموعة من الحجاج الذين تتشرف المؤسسة بخدمتهم منذ وصولهم إلى مطار الملك عبد العزيز، حيث يكون في استقبالهم رئيس المكتب ومنسوبوه وتقديم الهدايا التذكارية لهم ومن ثم استقبالهم بمراكز توجيه الحجاج بمداخل مكة المكرمة وتزويد كل حاج بسوار المعصم الذي يشتمل على كافة المعلومات الخاصة بالمكتب وعنوانه ورقم هاتفه إضافة إلى المعلومات الخاصة بالحاج والمعلومات الخاصة به، كما يقوم المكتب بإنهاء كافة الإجراءات الخاصة بالحجاج في مراكز التوجيه، ثم نقلهم إلى المساكن الخاصة بهم في مكة المكرمة، كما يقوم المكتب بتوفير التغذية والسكن للحاج في المشاعر المقدسة وتوفير وسائل النقل من والى مكة المكرمة والمشاعر المقدسة، وذلك بالتنسيق مع النقابة العامة للسيارات والجهات المعنية، كما يقوم المكتب بتوفير الرعاية الشاملة لحجاجه من برامج توعوية بأداء النسك والرعاية الصحية وغيرها من الخدمات التي يحتاج إليها الحاج.
من جانبه قام مكتب الزمازمة الموحد بإعداد خطة لتوفير ماء زمزم وسقيا حجاج بيت الله الحرام، حيث يقوم المكتب بتوفير ماء زمزم لحجاج بيت الله الحرام منذ وصولهم إلى مراكز التوجيه بمداخل مكة المكرمة.
وتضم مؤسسات الطوافة الست، كلا من مؤسسة مطوفي حجاج الدول العربية، مؤسسة مطوفي حجاج دول جنوب آسيا، مؤسسة مطوفي حجاج دول جنوب شرقي آسيا، مؤسسة مطوفي حجاج إيران، مؤسسة مطوفي حجاج دول أفريقيا غير العربية، ومؤسسة مطوفي مسلمي تركيا وأوروبا وأميركا واستراليا.