شددت وزارة الشؤون البلدية والقروية على ضرورة حسم قضية تأخر المعاملات الصادرة من قبل الأمانات، ووجهت الأمانات بتكليف وكالات الوزارة والإدارات العامة المرتبطة بالوزارة بإنشاء وحدات للمتابعة، ترتبط مباشرة بمدير المكتب، ويكلف برئاستها مسؤول يتناسب مستواه الوظيفي وخبراته وقدراته مع أهمية مهمته.
وأبدت الوزارة رغبتها في مناقشة هذه القضية لحسمها خلال ورشة عمل عقدت لهذا الغرض بمشاركة مديرين مكاتب الأمناء ومديرين بمكاتب وكلاء الوزارة؛ حيث تمت مناقشة إفادة الأمانات عن واقع الأداء في هذا المجال، وما تواجهه من عوائق وصعوبات وما تراه من مقترحات.
وأقرت الوزارة بعض التوصيات، لحسم قضية تأخر المعاملات، منها التأكيد على جميع الأمانات والوكالات والإدارات العامة بالحرص على إنجاز المعاملات خلال الفترة التي تتطلبها طبيعة المعاملة، وأن يتم التعامل بحزم مع حالات الإهمال، والتقصير الذي يتسبب في تأخير المعاملات.
وبينت «الشؤون البلدية والقروية» أن من اللازم تكليف الأمانات ووكالات الوزارة والإدارات العامة المرتبطة بالوزارة، بإنشاء وحدات للمتابعة في مكاتب الأمناء والوكلاء ومديري العموم، وترتبط مباشرة بمدير المكتب، ويكلف برئاستها مسؤول يتناسب مستواه الوظيفي وخبراته وقدراته مع أهمية مهمته، ويبلغ اسمه واسم نائبه ومعلومات الاتصال بهما إلى مديري المكاتب في جميع الأمانات والوكالات، والرادارات العامة، وتبليغهم بالتعديلات التي تطرأ عليها.
وشملت التوصيات تكليف مديري مكاتب الأمناء بالإشراف المباشر على وحدة المتابعة وتنظيم عملها بما يكفل توفير معلومة دقيقة عن سير المعاملات، وعليهم متابعة سير المعاملات لدى الأمانة، وما لدى البلديات من معاملات خصوصا ما كان صادرا إليها من الأمانة، والتأكد من حسن سير العمل والتعامل مع حالات التأخير مبكرا وفقا للصلاحيات المفوضة.
وكذلك تكليف مديري مكاتب الأمناء بالتنسيق مع رؤساء البلديات لوضع تنظيم لأعمال متابعة المعاملات في البلديات، يشتمل على الإجراءات التي يجب العمل بها، وتحدد بموجبه أسماء المكلفين بمهام المتابعة لدى البلديات، ومن ينوب عنهم ومعلومات الاتصال بهم، وتبلغ لوحدة المتابعة في الأمانة، ووحدات المتابعة في ديوان الوزارة، ويراعى فيما يعد من تنظيم أن يكفل توفير معلومة دقيقة لدى المختصين بالمتابعة عن سير المعاملات في البلدية، وعلى رؤساء البلديات تتبع سير المعاملات لدى البلدية، والتأكد من حسن سير العمل، والتعامل مع حالات التأخير مبكرا وفقا للصلاحيات المفوضة.
ودعت التوصيات التي كانت نتاج ذلك اللقاء إلى تكليف مديري مكاتب الوكلاء والمديرين العامين بالإشراف المباشر على وحدة المتابعة وتنظيم عملها بما يكفل توفير معلومة دقيقة عن سير المعاملات، وعليهم متابعة سير المعاملات لدى الوكالة أو الإدارة، والتأكد من حسن سير العمل والتعامل مع حالات التأخير المبكر وفقا للصلاحيات المفوضة.
كما دعت إلى تكليف وكالة التخطيط والبرامج، ومركز المعلومات والحاسب الآلي باستكمال البرنامج الذي يجري تطويره حاليا للمساهمة في تفعيل المتابعة، وإعطاء الأولوية في ذلك لمتابعة المعاملات المهمة التي تصدر عن الوزارة للأمانات بطلب الإفادة، وتوجيه مركز المعلومات والحاسب الآلي بتضمين مبادرة الاتصالات الإدارية إمكانية متابعة إنجاز المعاملات في الأجهزة البلدية.
وفي سياق متصل، وفيما يتعلق بتوفير البيانات التي تحتاجها الوزارة والجهات الحكومية الأخرى، طالبت وزارة الشؤون البلدية بتكوين فريق للمعلومات في وكالة الوزارة للتخطيط، والبرامج تشارك فيه وكالات الوزارة لتخطيط المدن، والشؤون الفنية، والأراضي، والمساحة، والشؤون البلدية، ومركز المعلومات، والحاسب الآلي، مهمته تحديد المعلومات التي تحتاجها الوزارة، والجهات الحكومية الأخرى، وتنظيم وسائل طلبها، وأساليب توفيرها، وعلى الفريق الحرص على التوسع باستخدام الحاسب الآلي في هذا المجال.
كما طالبت الوزارة الأمانات والوكالات والإدارات العامة باتخاذ الإجراءات والترتيبات اللازمة لتجميع البيانات، والمعلومات عن أنشطتها، وأنشطة البلديات التابعة لها أولا بأول لتكون في متناول المعنيين بها فور الحاجة إليها، وتعطى الأولوية في ذلك لما يتكرر طلبه من قبل الوزارة، أو جهات حكومية أخرى، وينسق في ذلك مع الفريق في وكالة الوزارة للتخطيط والبرامج.
ويكلف مديرو المكاتب بإشعار فريق المعلومات بالوزارة بالملاحظات والمقترحات التي من شأنها تطوير الأداء في توفير المعلومات، وتكلف وحدات المتابعة في مكاتب الأمناء والوكلاء والمديرين العامين بمتابعة توفير المعلومات المطلوبة، وتنسيق بين جهة الطلب وجهه توفير المعلومة.