أوضح الدكتور فهد بن عبد الله السماري، الأمين العام لدارة الملك عبد العزيز أن الدارة ستركز في مشاركتها في مهرجان سوق عكاظ الأول الذي تنظمه محافظة الطائف على التوثيق وتوعية المواطنين بأهمية المحافظة على الوثائق والمصادر التاريخية، واستكمال تسجيل اللقاءات الميدانية مع كبار السن من أبناء المحافظة ضمن المشروع الشامل لتوثيق تاريخ السعودية، وحفز من لديه وثائق تاريخية عن تاريخ المنطقة على مر التاريخ للتعاون مع الدارة لإدراجها ضمن قوائم الحفظ في قسم الوثائق والمخطوطات والعناية بها وفق برنامج علمي وتقني يضمن بمشيئة الله حفظها من أسباب الضياع أو التلف، كما يؤهلها لخدمة البحث العلمي ويختصر على الباحثين والباحثات عناء البحث والسؤال.
وأعرب الدكتور السماري عن سعادته لإقامة المهرجان، مؤكداً حرص الدارة على المشاركة في مثل هذه المناسبات الثقافية التي تتفق وأهدافها العلمية، وتقرب أعمالها ورسالتها الوطنية للعامة. وقدم الدكتور فهد السماري أربعة خيارات أمام أصحاب الوثائق في بادرة تعاون تؤكد على حرص دارة الملك عبد العزيز على مشاركة المواطن في حفظ الوثيقة التاريخية بصفتها قيمة وطنية وثقافية، وتؤكد أن الدارة لا تهدف إلى جمع الوثائق لمجرد الجمع، قائلا: «نحن في دارة الملك عبد العزيز على أتم التعاون مع أصحاب الوثائق بما يتيح الفرصة للوثيقة خدمة الهدف الوطني والعلمي لوجودها داخل مجتمعنا، فلصاحب الوثيقة الحق في طلب تعقيمها في مكانها مجاناً، إذا لم يرغب في إحضارها إلى مركز الترميم والمحافظة على المواد التاريخية التابعة للدارة في مدينة الرياض، أو السماح لقسم الوثائق بالدارة بتصويرها فقط لحفظ نسخة منها، أو أن يكون صاحب الوثائق ومالكها قد تحمل مصاريف مادية عالية وأعباء من أجل الحفاظ عليها خلال فترة وجودها تحت اهتمامه، وبالتالي يريد تعويضاً مادياً عن ذلك مقابل تسليمها للدارة، وهنا تقدم الوثائق للجنة علمية معنية في الدارة لتقدير التعويض عن تلك الوثائق وفق اعتبارات علمية وفنية معروفة في هذا الاختصاص، كما تتيح الدارة لصاحب الوثيقة الفرصة في حفظ الوثيقة الأصلية لمدة معينة من الوقت للاطمئنان إلى إمكانات الحفظ لدى الدارة، وبالتالي يكون له الخيار في الاستمرار في إيداعها من عدمه، والخيار الأخير أن يسلمها بنسختها الأصلية للدارة لأهداف علمية ووطنية، وهذا الخيار يعكس وعياً مرتفعاً بأهمية الوثيقة والمخطوطة، ويترجم الثقة بالدارة كجهة مسؤولة ذات عمل مؤسساتي بعيداً عن الارتجال أو التقصير في التعامل مع المواد التاريخية».
وعن الضمانات التي تقدمها الدارة لأصحاب الوثائق المسلمة، قال الدكتور السماري: «سنتعامل مع الوثائق المسلّمة بمسؤولية تامة مهما كانت حساسية المعلومات الواردة بها، كما أن تسلم الوثائق سيكون وفق أوراق رسمية وإجراءات تضمن حقوق الطرفين، وأيضاً سيتم حفظ الوثيقة، سواء المصورة أو الأصلية، باسم صاحبها ويحق له الاطلاع عليها في أي وقت يرغب».
وأهاب الدكتور فهد السماري بالمواطنين من أبناء محافظة الطائف وكافة المناطق ممن لديهم وثائق أو مخطوطات تتعلق بفترة تاريخ الدولة السعودية أو بالفترة السابقة لها مهما كان زمنها بالتعاون مع جناح دارة الملك عبد العزيز المشارك بمهرجان سوق عكاظ الأول، حيث سيكون موظفو الجناح على أتم الاستعداد لخدمة هذا الجانب المهم وتسلم الوثائق والمخطوطات الأصلية أو المصورة بإجراءات رسمية.