كشف مدير عام الإدارة العامة للحاسب الآلي بالمؤسسة العامة للتعليم الفني والتدريب المهني، إبراهيم بن حمد الراشد، في حديثه لـ«الشرق الأوسط» أهمية الحاسب الآلي وما تقوم هذه التقنية الحديثة من تنظيم خطط العمل وآلية السير حول آلية العمل المالي والإداري، وأكد ضرورة استخدام الحاسب الآلي في المؤسسة العامة للتعليم الفني والتدريب المهني، إضافة لدعم الإدارات بالتقنية الحديثة.
* بداية هل يمكنكم تسليط الضوء على الإدارة العامة لمركز الحاسب ودوره في تقنية المعلومات؟
ـ يجمع خبراء الإدارة وصناع القرار أنه يجب على تفنية المعلومات أن تستجيب للاحتياجات والتغييرات، وأن تكون داعماً في تسريع إجراءات العمل وكذا في اتخاذ القرارت. ولتحقيق ذلك تم إنشاء الإدارة العامة لمركز الحاسب، وتم توفير مختلف الموارد البشرية والمالية له. وقد عمل المركز على استثمار الخبرات الفنية المتوفرة في الكليات التقنية لتأسيس وبناء الخدمات والأنظمة التطبيقية بشكل جيد، وذلك سعياً في الوصول إلى خدمات قابلة للإدارة الفعالة Manageability، اعتمادية Reliability، قابلة للتوسعة Scalability، مع تحقيق أقصى درجات أمن المعلومات .Security
* إلى أي مدى تم تطوير البنية التحتية حالياً؟
ـ من خلال الاعتماد على مواصفات قياسية تم تأسيس شبكات محلية في جميع المباني الإدارية وكذلك الكليات التقنية، بالإضافة إلى تمكين جميع المعاهد والمراكز لبنائها بشكل ذاتي. كما تم تصميم وتركيب خادمات العمل لضمان استمرارية الخدمة وسرعة استجابتها في جميع المباني الإدارية، وكذا الكليات التقنية باستخدام عدد من أنظمة التشغيل والتقنيات القياسية. ولقد حققت الكليات التقنية (28 كلية) قفزة نوعية باعتمادها على شبكة محلية موحدة حسب مواصفات «سيسكو»، وكذلك باستثمارها لخوادم ونظم تشغيل موحدة بمساهمات الشركات العالمية مثل «مايكروسوفت»، و«إتش بي»، و«أوراكل».
* هل يتم توفير خدمة الإنترنت لمنسوبي المؤسسة؟ وماذا عن المتدربين؟
ـ رتكز العملية التدريبية وكذلك الأنظمة الإدارية على وجود شبكة اتصالات موسعة لضمان توفير وتبادل المعلومات. ولذلك منذ أكثر من سنة جرى تشغيل مشروع الإنترنت لجميع منسوبي المؤسسة، وقد تم بإيصال جميع مواقع المؤسسة الإدارية وكذا جميع الكليات والمعاهد والمراكز (أكثر من مائة موقع) بالسرعات المناسبة التي تبدأ بـ 256، 512، 1MB، 2 MBوباستخدام تقنيات الخطوط DDL و . DSLونظراً لعدم توفر خدمة الخطوط السريعة في بعض مواقع المعاهد، فقد تم وبشكل مؤقت توفير خدمة Dial-up.
* تتنافس كثير من المؤسسات التعليمية والتدريبية على تقنيات التعليم الإلكتروني، فماذا حققت المؤسسة في هذا المحور؟
ـ تعتبر المؤسسة من أوائل المؤسسات التعليمية والتدريبية التي اعتمدت التعليم الإلكتروني في برامجها، وقد بدأ وبجهود ذاتية قبل ثلاث سنوات بناء عدد من المناهج الإلكترونية المتوافقة مع SCORM وكذلك تطوير عدد من أنظمة LMS المفتوحة المصدر. إضافة إلى تمكن المؤسسة من تدريب أكثر من خمسة عشر ألف متدرب على مختلف المناهج والشهادات مثل,ICDL MCSE, CCNA.
* ما هي التجهيزات المتوفرة حالياً في وحدات المؤسسة؟ وهل تلبي الاحتياج القائم؟
ـ يعمل مركز الحاسب من خلال الخوادم العنقودية Clustered servers وكذلك خوادم يونكس كمزود رئيس لخدمات الاستضافة والبريد الإلكتروني، وكذلك لبرامج الويب مما مكن جميع الإدارات والوحدات التدريبية من التحول لاستثمار هذه الخدمات «المجانية» عوضاً عن الاعتماد على مزودي خدمة خارجية. وقد حققت هذه الخدمات اعتمادية كبيرة بعد توسعة خطوط الاتصال من 128 Kbps قبل سنتين إلى 3 Mbps .
كما تم الاستمرار على نحو متسارع من خلال عقود توريد تقدر بعشرات الملايين لتوفير جميع تجهيزات الحاسب وملحقاته اللازمة في الوحدات التدريبية. وقد شملت هذه التجهيزات أجهزة ومعامل الحاسب الآلي، مع إيصالها بالشبكة المحلية، إضافة إلى مختلف البرامج المساندة للعملية التدريبية مثلOffice, Net, Oracle, AutoCAD.
* تواجة المؤسسات الحكومية تحدياً في مجال المعلوماتية، وكذلك أتمتة الأعمال، فما الذي حققته المؤسسة في هذا المجال؟
ـ تعمل جميع النظم التطبيقية في المؤسسة على قاعدة بيانات موحدة ومتكاملة على خادم يونكس. وقد تم اعتماد قاعدة بيانات Oracle9i وكذلك على Oracle Designer & Developer لتطوير الأنظمة التطبيقية. ومن خلال هذه البنية أمكن توفير معلومات متكاملة لأكثر من 400 مستخدم في إدارات المؤسسة إضافة إلى 700 مستخدم تقريباً في الوحدات التدريبية. كما تم تصميم وبرمجة أنظمة الكليات والوحدات التدريبية، أخذاً بعين الاعتبار تكاملها مع قاعدة البيانات الرئيسية من خلال تبادل البيانات عبر الشبكة الموسعة. وتفخر المؤسسة أنها تمكنت من بناء وتشغيل جميع الأنظمة )أكثر من 20 نظاما( بشكل ذاتي، مع الاستمرار في تلقي الاستشارات من خبراء محليين ودولييين لكن على سبيل المثال في مجال الأنظمة المالية والإدارية.
* هل يتم حالياً العمل بشكل آلي ؟
ـ نعم ويجري حالياً إصدار ومتابعة شتى المهام والقرارات المالية والإدارية مثل قرارات التعيين والنقل والمتابعة، وكذلك ما يتعلق بالجانب المالي من أوامر ارتباط ودفع وإصدار الحساب الختامي للمؤسسة. وقد روعي في تصميم الأنظمة أن تكون متوافقاة مع اللوائح والتعليمات الصادرة، مع توفر إمكانيات عالية لأتمتة وتسريع الإجراءات من دون الاعتماد على المعاملات الورقية بشكل تقليدي. وقد تم حتى تاريخه أتمتة أكثر من 70 قراراً إدارياً، إضافة إلى أرشفة جميع ملفات الموظفين. كما تحوي هذه الحزمة من البرامج على عدد كبير من التقارير الديناميكية التي تمكن من تسريع عملية اتخاذ القرار. وقد تم استغلال الخدمات الإلكترونية في طرح الفرص الوظيفية وكذلك النقل مع تمكين آلاف المواطنين من التقدم للوظائف عبر موقع الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ساهم نظام المشتريات، من خلال تكامله مع نظامي الميزانية والمالية بإدارة شتى أنواع الشراء والتوريد (مناقصات، شراء مباشر، متابعة عقود تشغيل) بدأً من إعداد كراسة المشروع RFP مروراً بالترسية الآلية والتعاقد حتى استكمال صرف المستحقات. كما يساهم نظام الخدمات العامة والصيانة في السيطرة والمحافظة على ممتلكات موارد المؤسسة العامة، إضافة إلى متابعة الفوترة للعقود الطويلة الأجل. وقد لمس المسؤولون في الإدارات نقلة هائلة باستخدام النظام، إذ تم توفير 75% من وقت العمل اليدوي للموظفين.
* هل هناك نظام لأرشفة ومتابعة المعاملات؟
ـ نعم، يتم ذلك من خلال نظام الاتصالات الإدارية، حيث يمكن تنظيم ومتابعة المعاملات وتصنيفها حسب الأهمية، مما مكن من الاستغناء عن المتابعة اليديوية، والتي كانت تخصص لها سابقاً الموارد البشرية اللازمة. كما تتم أرشفة جميع المعاملات الرسمية التي تصدر عن الإدارات والتي يتم تداولها عبر نظام الاتصالات.
* تتقاطع المؤسسة في مسؤولياتها مع معاهد التدريب الأهلية، فهل هناك قاعدة بيانات لخدمة هذا الجانب الهام؟
ـ ترتبط معاهد التدريب الأهلي بالمؤسسة بشكل كبير، إذ يجب الحصول على التراخيص اللازمة إضافة إلى غيرها من المتطلبات. ولقد مكن نظام التدريب الأهلي من تأسيس قاعدة بيانات شاملة لجميع المعاهد الأهلية، مما مكن من متابعة رخصها وبرامجها التدريبية بشكل آلي. كما تم فرز واعتماد برامجها التدريبية مع الاحتفاظ بشتى الملحوظات والسجلات ذات العلاقة. ومن خلال هذا المشروع تم تدشين جميع معلومات المعاهد الأهلية ديناميكياً على موقع الإنترنت، وذلك ليكون دليلاً وطنياً شاملاً للمواطنين. كما يتم حالياً تطبيق نظام متابعة المتدربين في المعاهد الأهلية، والذي من خلاله يمكن إجراء الامتحانات الموحدة، وبالتالي تكوين قاعدة بيانات وإحصائيات شاملة عن المتدربين في القطاع الأهلي.
* ما هي الخدمات الإلكترونية عبر موقع المؤسسة التي تقدمونها لجميع الفئات المستفيدة؟ ـ هناك العديد من الخدمات الإلكترونية التي تم تطويرها اعتمادا على شمولية وتكامل قواعد بيانات المؤسسة يمكننا تقسيمها إلى ثلاث فئات هي كما يلي:
أولاً: الخدمات الإلكترونية للمتدربين :
* السجل التدريبي: يمكن للمتدربين في الكليات من خلاله متابعة نتائجهم بشكل فوري وكذلك متابعة سجلات درجاتهم وطباعتها في أي وقت وبشكل خاص.
* التقديم للقبول في الكليات والإطلاع على شروط وتعليمات القبول.
* وهناك عدد من الخدمات الأخرى المتاحة، كما يجري العمل على إعداد المزيد منها.
ثانياً: الخدمات الإلكترونية للموظفين:
* متابعة البريد الإلكتروني.
* متابعة التعاميم الإلكترونية.
* ويجري التجهيز لخدمة متابعة الملف الوظيفي و ما فيه من تفاصيل تهم الموظف مثل مسير الراتب وخارج الدوام والانتدابات والحسميات وتقييم الأداء الوظيفي والإجازات وغيرها.
* كما يجري التجهيز للعديد من الخدمات الأخرى.
ثالثاًً: الخدمات الإلكترونية لكافة المراجعين:
* التقديم الفوري على الوظائف في المؤسسة.
* متابعة المعاملات بشكل إلكتروني.
* الحصول على النماذج الضرورية لكافة مراجعات المؤسسة.
* الإطلاع على أخبار المؤسسة وعناوينها أو التواصل مع الإدارات والمسؤولين فيها إلكترونياً.
* استعراض المنافسات التجارية الخاصة بالمؤسسة بشكل فوري من قواعد البيانات.
* ما هي الاحتياطات التي تتخذونها في حال تعطل خدمات الحاسب؟
ـ لا شك أن هذا الموضوع على درجة عالية من الأهمية، ولذلك يتم عادة ايجاد البدائل لجميع الموارد الفنية، فعلى سبيل المثال تتصل المؤسسة بخطي إنترنت، وذلك لتفادي الاختناق في تبادل المعلومات في حال تعطل أو ضعف أحد الخطوط. كما يتم الاعتماد على خوادم عنقودية، مما يتيح الاستمرار في حال تعطل أحدها، ويتم أيضاً وبشكل مستمر مراجعة ما يسمى «بخطط الطوارئ» وذلك للوصول إلى أقصى ما نستطيع لضمان جودة الخدمات.