ما أسوأ أن تبحث عبثا عن ورقة مهمة بين ركام أوراقك المبعثرة فلا تجدها! والأسوأ أن تضطر إلى إعادة طباعة عشرات الصفحات لأنك - ببساطة - نسيت أين حفظت ذلك الملف الإلكتروني، الذي كان يمكن أن يوفر عليك جهدك ووقتك! ولكي يكون مكتبك أو بيتك منظما وليس حاوية كبيرة للمهملات، فلا بد أن تسأل نفسك أربعة أسئلة فور تسلمك أي ورقة جديدة أو بريدا إلكترونيا، كما سنرى، بعدها سوف يصبح لديك نظام مريح للتعامل مع الأوراق المكدسة.
1.عاجل
عندما تصلك دعوة لحضور حفل عشاء أو ندوة أو اجتماع، لا بد أن تقرر «فورا» هل تحضر أم تعتذر؟ فالإجابة عن هذا النوع من الأسئلة تظهر لنا أن ما يصلنا من أوراق يحتاج إلى قرار عاجل. ومن المواعيد أو الأوراق ما لا يحتاج إلى دراسة أو تفكير طويل، بل إن أي محاولة للتأجيل ليست في صالحك إذ ستراكم عليك مزيدا من الأوراق والرسائل الإلكترونية التي ستشعرك بوخز الضمير. ومن هذا النوع العاجل، أيضا شيك يجب أن توقعه أو الموافقة على تصدير تذكرة سفر، أو الرد بسرعة على تهنئة مكتوبة، وما شابه.
2. رأي
السؤال الثاني هو: هل تحتاج منا هذه الورقة أو البريد إلى «إبداء رأي»؟ بمعنى التريث قبل اتخاذ القرار. ومن أمثلة ذلك: مذكرة داخلية مطولة تحتاج إلى قراءة أو استشارة أفراد أو جهات أو إجراء مكالمة هاتفية لأخذ الموافقة. هذا النوع من الأوراق يحفظ مؤقتا في ملف يمكن تسميته «لإبداء الرأي». وحتى لا يبقى حبيس الأدراج يفضل تحويل «بعض» أوراقه إلى الجهة المختصة لإبداء الرأي أو وضعها على المكتب لحسم أمرها خلال مدة زمنية محددة، وإلا دبت الفوضى من جديد في أوراقك.
3.الحفظ
هل ما وصلني يحتاج إلى الحفظ؟ وكما هو معلوم، فإن الناس يحتفظون بأوراقهم لثلاثة أسباب رئيسية: الأولى أنها تحفظ «لقيمتها القانونية» كشهادات التخرج من الجامعات أو الدورات، أو سندات القبض، أو الثبوتيات الشخصية كالجوازات أو الهويات المدنية وغيرها، أو العقود القانونية، أو شهادات الأسهم، وما يتصل بالتزاماتنا المالية تجاه الغير (حقوق الناس). والقاعدة هنا في الحفظ هي أن نكثر من الملفات بقدر الإمكان. فكلما أكثرنا من الملفات أسهم ذلك في سرعة حصولنا على المعلومة. على سبيل المثال، نخصص حافظة ملفات لأحد الأبناء فيه ملف لثبوتياته، وأحدث تقاريره الطبية، وشهاداته العلمية، وودائعه البنكية، ومصاريف سيارته ودراسته، إن وجدت، وهكذا.
أما النوع الثاني فهو أوراق تحفظ «للذكرى» كالصور التذكارية أو الأوراق النادرة. أما النوع الثالث فهو الأوراق التي قد نعود إليها مستقبلا. وهنا تجدر الإشارة إلى أن أي ورقة لم أرجع إليها خلال السنوات الثلاث الماضية، فإنها ببساطة ليست ذات جدوى، ويفضل التخلص منها فورا، وهذا لا ينطبق على الأوراق ذات القيمة القانونية كالثبوتيات والعقود السارية.
4. مهملات
وهناك أوراق ورسائل بريد إلكتروني لا بد أن تذهب إلى سلة المهملات فورا أو بعد التصفح السريع، مثل الكتالوجات أو عروض الشركات والمطاعم والدورات التدريبية. وإذا كنت ممن تصلك رسائل بريدية غير مرغوب فيها (Junk Mail)، فيمكنك تحويلها إلى ملف الرسائل غير المرغوب فيها أو إيقافها بأي طريقة، كي لا تضيع وقتك.
الطريقة أعلاه هي أبسط وأفضل أسلوب لتنظيم أوراقك. ويمكنك تعليق ورقة حائطية صغيرة فيها الكلمات الأولى للأسئلة الأربعة وهي: عاجل؟ رأي؟ حفظ؟ مهملات؟ وكلما وردتك ورقة أو بريد إلكتروني انظر إلى الحائط لتقرر فورا كيفية التعامل معها، وإن كنت مديرا، يمكنك إعطاؤها للسكرتير لتنظيم شؤونك.
التنظيم هو ركن من أركان الإدارة الأربعة، وتنظيم الفرد لأوراقه هو الخطوة الأولى المتوقعة منه نحو تنظيم سائر شؤون حياته أو إدارته أو حتى العاملين معه، حتى لا يكون «باب النجار مخلع» كما يقال! والقرار قرارك، هل تريد مكتبا منظما أم ركاما من المهملات؟!