يمكن أن ينجز المرء الكثير من المهام اليومية، وليس المواعيد، وذلك في غضون دقيقتين. وفكرة الدقيقتين تعود إلى مؤلف الكتاب الشهير «Getting Things Done» أو إنجاز المهام.
وتتلخص قاعدة الدقيقتين بأنه ما إن يتبادر إلى ذهنك أمر معين تريد إنجازه، ولا يستغرق منك سوى دقيقتين، فلا تتردد في تأديته على الفور. من أمثلة ذلك، إجراء مكالمة هاتفية سريعة، التوقيع على ورقة، إرسال بريد إلكتروني تذكيري، تدوين موعد مهم في الأجندة، كتابة فكرة قبل أن تفلت منك، أو حفظ جوازك أو أغراضك الثمينة في مكان آمن وغيرها.
ويفضل، إن أمكن، ألا تكتب المهام التي لا تستغرق سوى دقيقتين حتى لا «يتشوش» ذهنك بالقائمة الطويلة، فإنجاز هذه المهام الصغيرة على مدار الساعة أفضل لأنه يشعرك بالتقدم والراحة. ويجب الانتباه إلى أمر مهم، وهو أن المهمة إذا ما استغرقت أكثر من دقيقتين فينبغي أن يسأل المرء نفسه هل أنا الشخص المناسب لتأديتها؟ إن كانت الإجابة بالنفي، فالحل إما بتفويضها وإما بتأجيلها لوقت لاحق، وإلا صارت يومياتنا مربكة وغير منظمة.
وتفيد مهام الدقيقتين في أنها توفر علينا جهدا ووقتا ثمينا كان يمكن أن نهدره لأننا لم نقدر أهمية هاتين الدقيقتين. على سبيل المثال، كم أضعنا أوقاتنا في الازدحام المروري الخانق، ثم البحث عن موقف سيارة لنجد أن المتجر أو الجهة التي نقصدها قد انتهت ساعات عملها فيها أو أنها ليست الجهة المعنية ببيع المنتج أو الخدمة التي نبحث عنها، فنهدر طاقتنا لأننا لم نجر مكالمة هاتفية مسبقة للتأكد.
ومهام الدقيقتين ضرورية، لأنها تصفي الذهن من الضغوط النفسية، فكم من استفسار سريع أو مكالمة هاتفية أجريناها عجلت بإنجاز أمور عالقة، أو فوضت مهمة، أو زودتنا بمعلومات جعلتنا نعدل من قراراتنا، فمعلومة واحدة، أحيانا، قد تغير مسار يومك، مثل أن يخبرك السكرتير بأن المدير لن يداوم اليوم فتركز على إنجاز مهام أخرى لا تحتاج إلى توقيعه، مثلا.
وفي بعض الأحيان، يمكن أن تقدم مفاجأة سارة لأسرتك أو زملاء العمل بدعوتهم إلى العشاء في مطعم فاخر، وذلك بمكالمة سريعة تجريها لحجز المائدة! أو مكالمة سريعة أخرى لحجز تذكرة سفر وفندق لقضاء عطلة نهاية أسبوع في ربوع بلد أو مدينة تحبها. ويمكن أن تدخل السرور على قلوب الآخرين بتبرع مالي عبر الإنترنت، أو ترسل باقة زهور إلى مريض أو صديق بمناسبة سعيدة.
كل هذه المهام التي تشغل أذهاننا، طوال اليوم، يمكن أن نجريها بسهولة شريطة الالتزام بقاعدة الدقيقتين، حتى لا نربك يومنا، ونفسد تركيزنا، فتتعطل إنتاجيتنا.
* كاتب متخصص في الإدارة